全てをOutlookへメモすれば、後で必ず役に立つ

      2019/02/09

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どうも、たいちです。

1月にブログを更新して以来、今年2回目の更新です。
カナダにいる時は頻繁に更新できていたのに…日本における「仕事が中心の生活」による支配力は恐ろしいです。

仕事に自分の時間を支配される日々を変えるべく、仕事を効率的に進めるためのノウハウを常に模索しています。
前回のToDo管理に加えて、最近特に有効だと思うのは、とにかくメモを取ることです。

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今までにも「仕事ではメモを取るのは大事」と言われても、いったい何をメモすりゃいいの?と思っていました。

最近、ようやくメモを有効的に活用できるようになってきました。
ポイントとしては、後で使うかわからなくても、とにかくメモを取り始めることです。後で使わなかったらメモを捨てればいいだけです。
あの時メモを取っておけばよかったという後悔に比べたら、無駄なメモをする労力なんて小さなものです

私はメモを上手く活用できるようになってから、仕事を効率的に進められるようになったのは間違いありません。
仕事を早く終わらせるための一つの手段として、ぜひメモの活用ができるようになりましょう。

 

メモを取るべき対象

まず、具体的には、何をメモすれば後で役に立つことが多いか、考えてみましょう。

  1. ToDo:誰かから指示を受けた項目、自分で思い出した項目について、まずはその場でメモをすることです。特に何か考え事をした際は、ToDoと呼べる内容かわからなくても、まずは頭の中にある項目を書き出してみるとスッキリします。
  2. 議事録:議事録は会議のときにだけ取るものではありません。ちょっとした立ち話であっても、人と話した内容については一言でもメモを取るのがポイントです。
  3. 作業手順:頻繁に行うわけではない作業については、とにかく実施した作業の手順をメモしてみます。

 

メモを取るメリット

次に、メモを取ることのメリットを考えてみたいと思います。

  • 後で忘れないように:やるべきことを後で忘れないようにするのは当然ですが、自分の考えていたことって、その後すぐに忘れてしまいませんか?例えば日記を書いていると、後で読み返してみても「こんなこと考えてたっけ?」ってなりますよね。
  • 考えを整理できる:頭の中で漠然と考えていたことを、自分の目に見える形で書き出してみるとスッキリします。また、文章に起こしてみると、矛盾している点や不足している点などが明確になりやすいです。
  • 文書化してあると、資料がまとめやすい:例えば、誰かにメールで説明するための文書が、そのまま提出すべき書類に転記できれば、後で文章を一から考えるより、かなり時間を削減できますよね。
  • 作業手順書になる:初めて実施する作業って、もちろん時間がかかりますが、2回目に作業する時も前回の作業手順を覚えていなかったら、初回ほどではないにせよ時間がかかってしまいます。作業メモでも残って入れば、どんな資料からどんな順番で作業していけばいいいのかすぐにわかります。
  • 次回の時間見積もりができる:実際の作業にかかった時間をメモしておけばもちろん、少なくとも作業手順がメモしてあれば、次に作業するときに時間が見積もりやすくなります。
  • みんなで共有できる:その場にいなかった人にも共有しておきたい情報って多いですよね。いちいち会って説明するのが大変なときは、とりあえず議事メモを送っておけば、後で補足するのは一から説明するより、ずっと簡単です。

 

メモを取る手段

メモツールは一つに固定&電子データが加工しやすい

どの手段でメモを取るのが便利か、について考えてみます。

自分がオススメするのは、PCで電子データとしてメモすることです。
私は、なんでもかんでもOutlookへメモを貯めていってます。

  • 電子データでメモを取れば、必要に応じてコピペしたり、加工して体裁を整えて転用したり、とにかく便利に使うことができます。
  • 自分にとってのメモツールを固定し、とにかくそのツールに全てのメモ書きがまとまっているという状態にする必要があります。メモがあっちこっちに散らばっていると、メモを探すだけでも大変です。

また、PCが手元にない場合でもスマホは常に手元にあるので、自分のPC宛てにメールを送っています。
このメールも結局Outlookでメモとして後で確認できる状態になります。

複数の端末で共有できることを重視するのであれば、例えばEvernoteなどのクラウドメモもオススメです。

 

手書きではダメか?

基本的には、加工のしやすい電子データとしてメモを取ることをオススメしますが、手書きでメモを取った方がいい場合もあります。

例えば、会議の議事録は要点を手書きでメモした方がいいかもしれません。

PCで議事録を取る場合は、内容の重要性を考えずにとにかく聞こえてきた内容をそのまま転記するかたちで、大量にメモを書きがちです。
そのため、内容が頭に入らず、相手の言わんとする重要な点がつかめなくなり、相手との会話のキャッチボールができなくなる場合があります。

この点、手書きでは書ける量が減るので(人によっては手書の方が早いかもですが)、重要なキーワードを拾いながらメモを取るため、要点に絞ったメモが書けると思います。

また、普段のメモについても、常に手元にPCがある働き方をしている人ばかりではないと思いますので、手書きでもメモを取らないよりはずっといいと思います。

 

コツはメモ魔になること

とにかく書いて書きまくるメモ魔になりましょう。

冒頭の繰り返しになりますが、後でメモを取っておけばよかったという後悔に比べたら、無駄なメモをする労力なんて小さなものです。

私もメモを上手く活用することで、仕事を効率的に進めることができるようになったのは間違いありません。
仕事を早く終わらせるための一つの手段として、ぜひメモの活用ができるようになりましょう。

 

それでは。

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