どうも、たいちです。
最近は仕事が忙しくて、ブログを更新する時間が取れません。
自宅へ帰る終電の中で、少しでも仕事の処理スピードを早める方法が無いか、いつも考えています。
日々の仕事の中で、時間を多く取られるのはメールの処理ですよね。
メール処理を少しずつでも効率化して時間を削れば、地味だけど確実に効果があります。
今回は、メール処理の効率化について、実際に効果が出た方法だけを紹介します。
メール処理を効率化するには
メールの処理にかかる時間を分解すると、 ①メールの件数 × ②1件あたりの処理時間 となります。
①件数を減らすには、例えば日程調整のメールなら「いつが都合よろしいですか？」ではなく、「例えばABCの候補ならどれがよろしいですか？」と送れば、メールのキャッチボールの数が減らせます。
②1件あたりの処理時間を減らすには、例えば、定期的に送るメールの文章を登録しておき、メールを送る際は定型文を呼び出すだけにしておけば入力の手間が削減できます。
①件数と②時間のそれぞれに分けて、具体的に効率化の方法を考えてみましょう。
①メールの件数を減らすには
- Yes/Noで答えられるクローズドクエスチョンを使ってメールの往復を減らす
- あいまい・誤解を生む表現を避け、ハッキリ・シンプルに書く
- メールにこだわらず、電話で話した方が早い場合も
- 社内の簡単な確認ならチャットの方が手軽でラフなやり取りしやすい
- 自分がなんとなくCCに入ってるだけのメールは読まない
②1件あたりの処理時間を減らすには
- 読んだらその場で即レスを心がけ、同じメールを何度も読むことを避ける
- 入力はキーボードの方が早い
- 「お疲れ様です」のような定例的な挨拶文の入力をやめる
- 頻繁にやり取りする相手なら、社名や役職の入力を省略する
- 繰り返し使うお決まりのフレーズを辞書登録して、入力の手間を減らす
- 定期的に送るメールの文面を署名に登録して、メール作成の手間を無くす
入力の手間を減らすために
上で挙げた項目のうち最後の2つは、いずれも入力の手間を特に大きく減らせる方法です。
それぞれ具体的に見ていきましょう。
WindowsのMicrosoft IMEで辞書登録
まず「繰り返し使うお決まりのフレーズを辞書登録して、入力の手間を減らす」について説明します。
仕事のメールでは、いつも同じフレーズを繰り返し使っているはずです。
いつも使うフレーズをPCに辞書登録して、少しでもメールを書く時間を短くしましょう。
例えば、以下のようなフレーズです。
- 「おせ」と入力すると「お世話になっております。」
- 「れん」は「ご連絡ありがとうございます。」
- 「おて」は「お手数をおかけしますが、」
- 「よろ」で「よろしくお願いいたします。」
私も実際に辞書登録してますが絶大な効果があります。
入力自体が早くなるだけでなく、入力ミスで無駄な時間を取られることも避けられます。
あなたが普段のメールで繰り返して入力しているフレーズを見つけて、試しに1つ登録してみてください。
辞書登録する方法については、例えば以下のHPが参考になります。
Windows 10のMicrosoft IMEで単語登録をする方法（NECのHP）
Outlookの署名機能を利用してテンプレートを作成
次に「定期的に送るメールの文面を署名に登録して、メール作成の手間を無くす」について説明します。
仕事では定期的に同じ内容のメールを繰り返し送ることが多いと思います。
この場合に、「定型的なメールの文章」自体を登録する方法を紹介します。
今回は、署名機能を利用して「定型的なメールの文章」を登録します。
自分の名前や連絡先を一瞬で挿入するために使う「署名」機能を応用します。
署名機能への登録方法については、以下のHPを参照してください。
署名を作成してメッセージに追加する（MicrosoftのHP）
例えば、以下のような「定型的なメールの文章」を登録しましょう。
- 毎週の営業報告
- 月次の役員会資料の送付
- 四半期ごとの顧客への定期連絡
以下のような文章を登録しておくことで、★の部分を変更するだけでメールが送信できるようになります。
「◯◯さん お疲れ様です。★月第★週の営業報告資料を送付いたします。 〜（中略）〜 よろしくお願いいたします。 たいち」
「◯◯様 お世話になっております。 〜（中略）〜 よろしくお願い申し上げます。 【署名】」
メールを送る際は、宛先や件名を入力する必要はありますが、文章を考える手間を省略できるので、かなりの時間が削減できます！
まとめ
メールを処理する時間を短くできれば、他の仕事を進める時間を確保できるようになります。
効率化を進めて、少しでも早く帰れるように工夫しましょう！
こちらの記事で、仕事を効率的に進める方法をさらに検討しています。
Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろう
アウトルックの効率的な使い方が1日でマスターできる
今回の記事を書くにあたって参考にした書籍を紹介します。
それでは。
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