Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろう

どうも、たいちです。

12月はこのブログを一度も更新できませんでした。カナダから日本へ戻ってきて、仕事に自分の時間を支配される日々へ戻ってしまいました。ブログや英語の勉強など、仕事以外にもやりたいことはたくさんあるのに…。

プライベートで自分の時間を確保するため、もっと早く家に帰るためにはどうすればいいでしょう？

仕事の量を減らして早く帰る
仕事を効率的に進めて早く帰る

現状では 1.の対応は難しそうなので、当面は 2.で対応する必要があります。自分でも、仕事の進め方に改善の余地があることは実感しています。そこで、仕事の効率性における問題点を洗い出し、今後の対応を検討してみました。

対応の目玉としては、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用したタスク管理です。これを導入することで、常に目の前の作業へ集中できる仕組みを作ります。

同じ状況にいるサラリーマンはきっと多いと思いますので、参考にしてみてください。

仕事の効率性における問題点
問題点に対する解決方針
方針を実践するための、具体的な仕組みづくり
まとめ

仕事の効率性における問題点

私の仕事の状況を一言で言うならば「仕事の洪水で溺れかけている状態」だと思います。常に「あっぷあっぷ」しています（笑）

日々の業務に追われ、自分自身で仕事をコントロールできていない状態のことです。つまり、とにかく締め切りに遅れないように、ただ目の前の作業をこなしているだけ。もちろん効率性を考える余裕なんてありません。

「目の前の作業をこなすだけ」となる原因として考えられるのは以下の通りです。

全てのToDoを網羅的＆一覧的に洗い出せておらず、いつ何のタスクをこなすべきかが明確になっていない。
そのため、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない。
さらに、メールや電話が来るとそちらの対応に追われ、それまで実施していた作業が中断し、結局目の前にある仕事が進まずToDoが減らない。

（さらに言えば「仕事を先取りしてToDoに織り込めておらず、対応が後手に回っている」という大問題もありますが、これは上記を解決できた後の課題とします）

まずは現状の問題点を洗い出しましたが、あなたにも思い当たる点がありませんか？

問題点に対する解決方針

上記の問題点に対応していくためには、まず基本方針を決めておく必要があります。

全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】
全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】
やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】
メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】
電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

このようにまとめてみると、どこかの自己啓発本で読んだような内容ですね（笑）ただ、この方針を実践するために、いかに仕組み作りを行うかがミソだと思います。

方針を実践するための、具体的な仕組みづくり

「やろうと決めても実践できない」「やるべきことは頭ではわかっていても、実際にはできない。」生物には、現状を維持する本能が備わっているそうです。厄介ですね…。

本能に打ち克って変化を生み出すのが「仕組みづくり」です。「やろうという意思」ではなく、「やらざるを得ない仕組み」として運用しないと、また前と状態に戻ってしまいます。

そこで、ここからは、どうやって仕組みとして運用するか？を具体的に考えていきます。

1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】

今までのToDo管理

職場のPCでは、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用しています。今までのToDo管理は、Outlookの受信メール＋手帳のToDoリストでした。つまり、大半のToDoは受信メールから発生するので、受信Boxに入っているメールはToDoとして扱い、作業が終われば別のフォルダへ移していました。一方で、メール以外の、電話やミーティングから発生したToDoは手帳のToDoリストに書いていました。

現状の方法における問題点

ToDoが2箇所に別れてしまう（Outlookと手帳）ため、全てのToDoを一覧しづらい
忙しいと受信メールを整理しきれず、受信BoxにToDo以外も残り、ToDoリストの役目を果たさない
電話やミーティングから発生したToDoを、手帳のToDoリストへ書き漏れる
自らがToDoへ対応して、他の人へボールをパスした後の「連絡待ち」のステータスを認識しづらい

今後のToDo管理の仕組み

今後は、OutlookのToDo（タスク）管理機能を利用し、全てのToDoを1箇所に集約することを目指します。
そのためには…

受信メールのうちToDoが含まれるメールには、フラグを付けることで「タスク」として認識（タスク一覧へ反映される）
電話やミーティングから発生したToDoは、Outlookのタスク管理機能から直接「新しいタスク」として入力
PCも手帳も無い時に発生したToDoは、スマホからPC宛にメールを送り、その後に受信メールから「タスク」認識
自らがToDoへ対応した後は、ToDoを「連絡待ち」のステータスへ変更

なお、この運用方法に変えた場合、メールの運用にも変更を加える必要があります。

「受信メール」フォルダと別に、「確認済み」と「タスク」フォルダを作る

→受信メールを確認したら、①すぐ返信できるメールは返信し、メールを「確認済み」フォルダへ移動する　②不要メールは削除する　③後で対応が必要なメールにはフラグを付けてタスク認識し、メールを「タスク」フォルダへ移動する、のいずれかの対応を行います。
結果として「受信メール」フォルダにはメールを残しません（上記①〜③の判断済みであることを明確にするための仕組）
※「確認済み」フォルダはサーバ上に作成しないとダメ。フォルダをローカル上に作成すると「タスク」一覧へ反映できません。

メールを送信する際、依頼メールについては「BCC」へ自分を宛先に含める（送信後に先方の反応や進捗を確認するタスクを認識するため）

OutlookでのToDo（タスク）管理機能の使い方

初めてOutlookのToDo（タスク）管理機能を使う方は、下記のHPで機能の使い方を確認してみてください。

Outlook.comで[タスク]を使う（Microsoftのサポートページ）

タスクとTo Doアイテムを作成する（Microsoftのサポートページ）

私は、「マイタスク」という機能のうち、「ToDoバー」という表示方法で使用するのが見やすいと思います。

2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】

現状のToDoの潰し込みと、その問題点

今まではToDoリストに載っている項目のうち、締め切りが明らかに迫っているもの以外は、手をつけやすいものから潰し込んでいました。「今日はこの項目をやるぞ」というよりは、「さて、次は何をやろうかな」という具合です。そのため、後から舞い込んで来たToDoにも振り回されます。結局、重要なのに面倒で手が付かないToDoが後々まで残り、締め切り直前に大慌てで対応するというパターンを繰り返してきました。

今後の作業計画の仕組み

OutlookのToDo（タスク）管理機能において、期限（実施日）の設定を利用→「今日」とか「来週」だけじゃなくユーザー設定で日付を指定
毎朝、今日やるべきタスクを特定し、その日はそのタスクを終わらせることに集中する
その日に舞い込んで来たタスクについても、まずはタスク一覧へ追加し、他のタスクと緊急度を比較して実施する順番を決める

3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】

現状の作業の進め方と、その問題点

何となくの順番でToDoを潰し込んでいくと、それぞれの作業に集中できません。つまり、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない状態が続きます。そのため、ある作業をしている最中に、他の作業を思い出して手を付け始め、それまで何の作業をやっていたのかを忘れることが多発します。

一つ一つの作業は、集中して実施すれば難しくないのに、集中できず無駄な時間がかかる。 恐らく、現状における最大の非効率はこれです！いわゆる「マルチタスク」（ここでは、複数の作業を同時にこなそうとすること）の状態を脱するのが何よりも重要だと思っています。