Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろう

      2020/05/26

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どうも、たいちです。

12月はこのブログを一度も更新できませんでした。 カナダから日本へ戻ってきて、仕事に自分の時間を支配される日々へ戻ってしまいました。 ブログや英語の勉強など、仕事以外にもやりたいことはたくさんあるのに…。

プライベートで自分の時間を確保するため、もっと早く家に帰るためにはどうすればいいでしょう?

  1. 仕事の量を減らして早く帰る
  2. 仕事を効率的に進めて早く帰る

現状では 1.の対応は難しそうなので、当面は 2.で対応する必要があります。 自分でも、仕事の進め方に改善の余地があることは実感しています。 そこで、仕事の効率性における問題点を洗い出し、今後の対応を検討してみました。

対応の目玉としては、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用したタスク管理です。 これを導入することで、常に目の前の作業へ集中できる仕組みを作ります。

同じ状況にいるサラリーマンはきっと多いと思いますので、参考にしてみてください。

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仕事の効率性における問題点

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私の仕事の状況を一言で言うならば「仕事の洪水で溺れかけている状態」だと思います。 常に「あっぷあっぷ」しています(笑)

日々の業務に追われ、自分自身で仕事をコントロールできていない状態のことです。 つまり、とにかく締め切りに遅れないように、ただ目の前の作業をこなしているだけ。 もちろん効率性を考える余裕なんてありません。

「目の前の作業をこなすだけ」となる原因として考えられるのは以下の通りです。

  1. 全てのToDoを網羅的&一覧的に洗い出せておらず、いつ何のタスクをこなすべきかが明確になっていない。
  2. そのため、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない。
  3. さらに、メールや電話が来るとそちらの対応に追われ、それまで実施していた作業が中断し、結局目の前にある仕事が進まずToDoが減らない。

 

(さらに言えば「仕事を先取りしてToDoに織り込めておらず、対応が後手に回っている」という大問題もありますが、これは上記を解決できた後の課題とします)

まずは現状の問題点を洗い出しましたが、あなたにも思い当たる点がありませんか?

 

問題点に対する解決方針

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上記の問題点に対応していくためには、まず基本方針を決めておく必要があります。

  1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】
  2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】
  3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】
  4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】
  5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

 

このようにまとめてみると、どこかの自己啓発本で読んだような内容ですね(笑) ただ、この方針を実践するために、いかに仕組み作りを行うかがミソだと思います。

 

方針を実践するための、具体的な仕組みづくり

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「やろうと決めても実践できない」「やるべきことは頭ではわかっていても、実際にはできない。」 生物には、現状を維持する本能が備わっているそうです。厄介ですね…。

本能に打ち克って変化を生み出すのが「仕組みづくり」です。 「やろうという意思」ではなく、「やらざるを得ない仕組み」として運用しないと、また前と状態に戻ってしまいます。

そこで、ここからは、どうやって仕組みとして運用するか?を具体的に考えていきます。

 

1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】

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今までのToDo管理

職場のPCでは、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用しています。 今までのToDo管理は、Outlookの受信メール+手帳のToDoリストでした。 つまり、大半のToDoは受信メールから発生するので、受信Boxに入っているメールはToDoとして扱い、作業が終われば別のフォルダへ移していました。 一方で、メール以外の、電話やミーティングから発生したToDoは手帳のToDoリストに書いていました。

 

現状の方法における問題点

  • ToDoが2箇所に別れてしまう(Outlookと手帳)ため、全てのToDoを一覧しづらい
  • 忙しいと受信メールを整理しきれず、受信BoxにToDo以外も残り、ToDoリストの役目を果たさない
  • 電話やミーティングから発生したToDoを、手帳のToDoリストへ書き漏れる
  • 自らがToDoへ対応して、他の人へボールをパスした後の「連絡待ち」のステータスを認識しづらい

 

 

今後のToDo管理の仕組み

 

今後は、OutlookのToDo(タスク)管理機能を利用し、全てのToDoを1箇所に集約することを目指します。
そのためには…

  • 受信メールのうちToDoが含まれるメールには、フラグを付けることで「タスク」として認識(タスク一覧へ反映される)
  • 電話やミーティングから発生したToDoは、Outlookのタスク管理機能から直接「新しいタスク」として入力
  • PCも手帳も無い時に発生したToDoは、スマホからPC宛にメールを送り、その後に受信メールから「タスク」認識
  • 自らがToDoへ対応した後は、ToDoを「連絡待ち」のステータスへ変更

 

なお、この運用方法に変えた場合、メールの運用にも変更を加える必要があります。

  • 「受信メール」フォルダと別に、「確認済み」と「タスク」フォルダを作る

→受信メールを確認したら、①すぐ返信できるメールは返信し、メールを「確認済み」フォルダへ移動する ②不要メールは削除する ③後で対応が必要なメールにはフラグを付けてタスク認識し、メールを「タスク」フォルダへ移動する、のいずれかの対応を行います。
結果として「受信メール」フォルダにはメールを残しません(上記①〜③の判断済みであることを明確にするための仕組)
※「確認済み」フォルダはサーバ上に作成しないとダメ。フォルダをローカル上に作成すると「タスク」一覧へ反映できません。

  • メールを送信する際、依頼メールについては「BCC」へ自分を宛先に含める(送信後に先方の反応や進捗を確認するタスクを認識するため)

 

 

OutlookでのToDo(タスク)管理機能の使い方

初めてOutlookのToDo(タスク)管理機能を使う方は、下記のHPで機能の使い方を確認してみてください。

Outlook.com[タスク]を使う(Microsoftのサポートページ)

タスクとTo Doアイテムを作成する(Microsoftのサポートページ)

 

私は、「マイタスク」という機能のうち、「ToDoバー」という表示方法で使用するのが見やすいと思います。

 

 

2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】

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現状のToDoの潰し込みと、その問題点

今まではToDoリストに載っている項目のうち、締め切りが明らかに迫っているもの以外は、手をつけやすいものから潰し込んでいました。 「今日はこの項目をやるぞ」というよりは、「さて、次は何をやろうかな」という具合です。そのため、後から舞い込んで来たToDoにも振り回されます。 結局、重要なのに面倒で手が付かないToDoが後々まで残り、締め切り直前に大慌てで対応するというパターンを繰り返してきました。

 

今後の作業計画の仕組み

  • OutlookのToDo(タスク)管理機能において、期限(実施日)の設定を利用→「今日」とか「来週」だけじゃなくユーザー設定で日付を指定
  • 毎朝、今日やるべきタスクを特定し、その日はそのタスクを終わらせることに集中する
  • その日に舞い込んで来たタスクについても、まずはタスク一覧へ追加し、他のタスクと緊急度を比較して実施する順番を決める

 

 

3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】

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現状の作業の進め方と、その問題点

何となくの順番でToDoを潰し込んでいくと、それぞれの作業に集中できません。 つまり、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない状態が続きます。 そのため、ある作業をしている最中に、他の作業を思い出して手を付け始め、それまで何の作業をやっていたのかを忘れることが多発します。

一つ一つの作業は、集中して実施すれば難しくないのに、集中できず無駄な時間がかかる。 恐らく、現状における最大の非効率はこれです! いわゆる「マルチタスク」(ここでは、複数の作業を同時にこなそうとすること)の状態を脱するのが何よりも重要だと思っています。

 

いかにマルチタスクをしないで、一つの作業に集中するか

  • 「ある1つの作業を開始してから完了するまで、他の事柄を頭から締め出し作業へ集中する」が目標。これをタスク毎に繰り返して、その日のタスクを完了していく環境を構築
  • そのための基本的な仕組みづくりが今回のNo.1〜5
  • 作業中に他の事柄を思い出しても、その場ではタスクへ加えるだけにして、現在の作業を中断しない
  • 現在の作業に必要なファイル以外は閉じる→他の作業に目移りしないように

 

 

4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】

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1つの作業に集中できない一番の原因はメールです。 作業中にメールが来ると、そちらに気を取られてしまい、仮に返信を後回しにしても頭の中でその内容を考えてしまいます。 そこで以下の仕組みを導入します。

  • メールチェックは時間を決めて行う
  • メールチェック以外の時間については、会社サーバへの接続を切る(調べ物のためネットは接続維持)
  • メールチェックの時間についてリマインダー設定を行う(当面は2時間毎)
  • メールチェックについては(No.1に記載の通り)、①すぐ返信できるメールは返信、②不要メールはすぐに削除、③それ以外はタスクへ移動

 

 

5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

電話については、なかなか対策が難しいですね。 表題の対応を行うくらいしか思いつきませんが、何でもかんでも即時対応しないのがポイントかと思います。

  • 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではタスクへ加える

 

 

まとめ

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今回は、プライベートで自分の時間を確保するため、仕事を効率的に進めて早く帰る方法を検討しました。

そのための方法が、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用したタスク管理です。 これを導入することで、常に目の前の作業へ集中できる仕組みを作ります。 そのための基本方針は以下の通りでした。

  1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】
  2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】
  3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】
  4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】
  5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

これを実行するための、具体的な仕組み作りについて検討してきました。

一つ一つの作業は、集中して実施すれば難しくないのに、集中できず無駄な時間がかかる。

この状態を脱するために、

「ある1つの作業を開始してから完了するまで、他の事柄を頭から締め出し作業へ集中する」を最大の目標とし、

これをタスク毎に繰り返して、その日のタスクを完了していく環境を構築する方法を検討しました。

その仕組みを実践することで、仕事に自分を支配されるのではなく、自分が仕事をコントロールすることが可能になるはずです。

 

なお、今回のタスク管理を検討する中で、日常業務を少しでも効率化するための他の方法は無いか考え抜き、以下のようなアイデアも考えました。

  • 定期的に送るメールなど定型のものは、あらかじめテンプレートを作っておく
  • 実施した作業の記録を付けることで、次に同じような作業をする際の時間を短縮

 

 

興味があれば、こちらの記事も読んでみてください。 仕事のメールを素早く処理して、帰宅時間を早める方法

全てをOutlookへメモすれば、後で必ず役に立つ

 

仕事に多くの時間を奪われる日々を改善し、仕事以外のやりたい事を追求するための時間を確保する。 そういう生き方を模索するサラリーマンの参考になるような情報についても、今後は提供していきたいと思います。

それでは。

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