仕事のメールを素早く処理して、帰宅時間を早める方法

      2019/01/27

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どうも、たいちです。

最近は仕事が忙しくて、ブログを更新する時間が取れません。

自宅へ帰る終電の中で、少しでも仕事の処理スピードを早める方法が無いかいつも考えています。

そんな中で、かなり地味だけど意外に効果がある方法を発見したので紹介します。

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WindowsのMicrosoft IMEで辞書登録

仕事のメールでは、いつも同じフレーズを繰り返し使っているということに気がつきました。

そこで、少しでもメールを書く時間を短くするために、いつも使っているフレーズをPCに辞書登録していっています。

例えば、以下のようなフレーズを登録しました。

  • 「おせ」と入力すると「お世話になっております。」
  • 「おつ」は「お疲れ様です。」
  • 「おて」は「お手数をおかけしますが、」
  • 「よろ」で「よろしくお願いいたします。」

私も実際に辞書登録を始めて数ヶ月経ちましたが、絶大な効果があることを実感しています。
上記で紹介したのは、普段のメールで繰り返して入力するフレーズです。
毎日何度も繰り返し入力するフレーズなのに、入力の際に文字を打ち間違えることもあるので、今までは必要以上に時間を取られていました。

辞書登録することによって、2文字打つだけで定型的な部分はサクサクと入力していけるので、文字の打ち間違えが無くなります。
自分が普段のメールで繰り返して入力しているフレーズを見つけて登録すれば、メールを処理するスピードが格段に上がります。

あなたもぜひ試してみてください。
辞書登録する方法については、例えば以下のHPが参考になりますよ。

Windows 10のMicrosoft IMEで単語登録をする方法(NECのHP)

Outlookの署名機能を利用してテンプレートを作成

上記では、普段のメールで繰り返して入力する「フレーズ」だけを素早く入力する方法を紹介しました。

ここでは一歩進めて、毎週とか毎月とか同じような内容のメールを繰り返し送る場合に、「定型的なメールの文章」自体を登録する方法を紹介します。
「フレーズ」だけを登録する方法も時間削減には役立ちますが、繰り返し使うメール文面の全体を保存して、さらに時間を省略してしまおう!という考え方です。

Outlookを利用している人は、お客さんへメールを送る際に署名機能を利用していますよね?
今回は、この署名機能を利用して「定型的なメールの文章」を登録する方法です。

署名機能への登録方法については、以下のHPを参照してください。

署名を作成してメッセージに追加する(MicrosoftのHP)

例えば、以下のような「定型的なメールの文章」を登録することが考えられます。

  • 毎週の営業報告
  • 月次の役員会資料の送付
  • 四半期ごとの顧客への定期連絡

この方法では、以下のようなメールの文面全体を登録しておくことで、★の部分を変更するだけでメールが送信できるようになります。

「◯◯さん お疲れ様です。★月第★週の営業報告資料を送付いたします。 〜(中略)〜 よろしくお願いいたします。 たいち」

「◯◯様 お世話になっております。 〜(中略)〜 よろしくお願い申し上げます。 【署名】」

これで、かなりの時間が削減できますよね!

(もちろん、メールの宛先や件名は入力する必要はあります)

まとめ

メールを打つ時間を短くできれば、他の仕事を処理する時間を確保できるようになります。

こちらの記事で、仕事を効率的に進める方法をさらに検討しています。
Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろう

今回は短いですが以上です。

それでは。

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