アウトルックの効率的な使い方が1日でマスターできる

image--outlook-efficient-7 仕事

どうも、たいちです。

あなたは、どれくらいOutlookを使いこなせていますか?  
例えば、Outlookはメールとスケジュール管理だけでなく、タスク管理もできることは知っていますか?  
また、Outlookにも便利なショートカットキーがあるのは知っていますか?

もし、あなたが今まで以上にOutlookを自由自在に使いこなせるようになれば、過去のメールを一瞬で探し出せるようになったり、スケジュールやToDoを全てOutlookで一元管理できます。  
そのために、まずはOutlookの基本機能であるメール・予定表・タスクの各機能をちゃんと理解するだけでも、今までより効率的に仕事がこなせるようになります。
さらに、いくつかの基本的なショートカットキーを使いこなせれば、今までとは別次元の快適さを得ることができます。  

今回は、毎日100通以上のメールを処理する私が、仕事で実際に利用しているOutlookの設定・機能・ショートカットをだけを厳選して紹介します。
あなたも、今回の記事をマニュアル代わりに利用して、快適な仕事環境を構築しませんか?

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Outlookでできること

まずは、Outlookの主な機能を再確認してみましょう。

Outlookの主な機能

Outlookはメールソフトとして使ってるだけという方も多いかもしれませんが、以下の機能を持っています。

  1. メールの送受信
  2. 予定表でスケジュール管理
  3. タスク機能でToDoの管理

仕事に必須といえる3つの機能を併せ持つOutlookなら、メール⇔スケジュール⇔ToDoという連携が一瞬で可能です。  
仕事に必要な情報を一元管理できるので、Outlookを使いこなすと手放せなくなります。

3つの機能を発展させればこんなことができる

例えば、身近なところで、こんなことができるようになります。

  1. メールの送受信 ⇒ 過去のメールの検索が自由自在に
  2. 予定表でスケジュール管理 ⇒ 社内メンバーとの日程調整を予定表上でスムーズに
  3. タスク機能でToDoの管理 ⇒ 受信メールをタスク(ToDo)登録し対応期限を設定

Outlookを効率的に使うための、画面の準備

Outlookを効率的に使うためには、まずは事前に画面の設定をして準備しておくことが重要です。

最初に画面の設定を固定しよう

画面を初期設定のまま使っているだけでは、Outlookを効率的に使いこなせません。

Outlookの3つの機能を、素早く切り替え表示できるように

基本的には「メール」、「予定表」、「タスク」の3つの機能を頻繁に行き来するので、下記のショートカットキーで機能間を自在に切り替えられる環境をセットします。   
ショートカットキー:「メール」画面への切替はCtrl + 1、「予定表」はCtrl + 2、「タスク」はCtrl + 4で簡単にできます。  
マウス用の操作:画面左下ナビゲーションバーの「…」>ナビゲーションオプション>上記の3つを表示させておけば、アイコンのクリックでも素早く切替が可能になります。

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Outlookのウインドウは1つだけではもったいない⇒常に2つ開いておく

①つ目のウインドウで「メール」を、②つ目の別のウインドウで「予定表」を開いておくと便利です。  
操作:画面左下ナビゲーションバーの「予定表」アイコンで右クリック>新しいウインドウで開く  

2つのウインドウを開いたら、以下の通りにOutlookを利用すると使い勝手が良くなります。  

  •  ①は「メール」⇔「タスク」をショートカットキーで表示画面の切り替え(「Ctrl + 1」⇔「Ctrl + 4」)
  • ②カレンダーは別ウインドウで開き固定しておく
    (さらに、サブディスプレイを利用している場合は、①と②を別の画面に分けて表示しておくと、予定を見ながらメールの返信ができて快適です)

また、メールが来るたびに随時チェックしてしまうと本来の作業に集中できないため、以下の対応がおススメです。

  • メールを見る時間を決める(1時間おきとか)
  • ①のウインドウには、普段は「メール」ではなく「タスク」を表示させておく
  • メールを受信したときの通知を切っておく
    操作:ファイルタブ>オプション>メール>メッセージ受信>「新しいメッセージが届いたとき:」以下の各項目のチェックを全て外す>右下の「OK」

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画面ごとの細かな設定 

  • ①の「メール」画面で、右側にタスクを表示しておくと、同時にタスクも確認できる
    操作:メールの画面で、表示タブ>To Do バー>タスク
  • ②予定表の下に日毎のタスクを表示しておくと、予定とタスクのバランスが見やすい
    操作:予定表の画面で、表示タブ>日毎のタスクリスト>標準
  • ①②全ての画面で、画面上部に表示される「タブ」内のメニューは非表示にしておくと画面が広く使える
    操作:Ctrl + F1で、表示⇔非表示を切り替え (タブ内にあるメニューはAltボタンを押すと表示させられ、メニューごとに割り振られた英数をキーボードで押すと実行できます)

Outlookを効率的に使うための設定と、便利な操作

画面の設定ができたところで、事前に設定&知っておくと効率化が図れる項目を説明します。

あらかじめ設定しておくと便利な項目

まず、事前に設定をおススメする項目です。

過去のメールの検索を素早く、自由自在に

メールボックスでメールを検索する際は、「検索」欄にキーワードを入れるだけでは思い通りにメールを見つけにくいため、以下を設定  
操作:「検索」欄にカーソル(ショートカットキー:Ctrl+E) >検索タブの「+詳細▼」ボタン > 「差出人」「宛先」「添付ファイルの有無」「件名」を追加 > 項目ごとにキーワードを入れて検索

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さらに便利な方法:検索BOXで例えば「宛先:●●」と入力しても同じ効果 > 「単語の登録」で「さし」→「差出人:」、「てん」→「添付ファイルの有無:」など登録しておく

メールの返信は別ウインドウで

メールを返信・転送する際に、メールの作成画面が別ウインドウで開く設定にしておけば、別のメールを参照しながら文章を作成しやすい
操作:ファイルタブ>オプション>メール>返信/転送の「返信と転送を新しいウインドウで開く」にチェック>右下の「OK」

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予定表でチームメンバーの予定を共有

社内の日程調整はメールでやり取りするよりも、予定表上でメンバーの空き時間を見つけて、そのままスケジュールを押さえた方がラク
操作(メンバーの予定表を開く):予定表の画面で、ホームタブ > 予定表を開く >アドレス帳からチームメンバーを検索 > OK  
実際にスケジュールを押さえたい場合は:予定表の画面で > メンバーと予定が合う時間を選択 > ホームタブ > 全員で新しい会議 > メールと同じ要領で送信

チームメンバーからの会議出席依頼への返答は、受信メールとして返信があります。
メンバー全員の回答をまとめて確認する方法は以下  
操作(出席の可否を確認):予定表>会議を選択>会議タブ>確認>メンバーごとの出席状況が表示される

知っておくと便利な操作

操作方法を知っておくと便利になる項目です。

  • 別ウインドウで開いたもの(例えばファイルタブを押したときに開くウインドウ)を閉じたいときは「Esc」
  • 受信メールを予定表またはタスクへ
    マウスでの操作:受信メールをドラッグして、画面左下ナビゲーションバーの「予定表」で離すと新しく予定が作成(「メール」「予定表」「タスク」の相互で行き来できる)  
    クイック操作:事前に「クイック操作」として操作を設定しておくと、キーボード操作(Ctrl + Shift + 数字)で同じことができる
  • Ctrl + Shift +Nで、Outlookのメモ機能を開ける(付箋としてデスクトップ等に貼り付けられるので便利)

Outlookを効率的に使うためのショートカットキー

以上で説明してきた項目に加え、これから説明するショートカットキーを組み合わせると格段に効率化が進みます。

Outlookにも便利なショートカットキーがある

Outlookはマウスを使わずキーボードで操作する方が、圧倒的に操作が早いです。
ショートカットキーを覚えるまでは苦労しますが、その後の効率化を考えると、効果は絶大です。  
身体が覚えるまで我慢してマスターする価値は必ずあります。

  • 「メール」画面への移動はCtrl + 1、「予定表」はCtrl + 2、「タスク」はCtrl + 4、「メモ」はCtrl + 5
  • [受信トレイ] を直接開く: Ctrl + Shift + I
  • 「メール」画面におけるフォルダ間の移動:Ctrl + Y
  • メールの返信:Ctrl + R、全員返信:Ctrl + Shift + R、転送:Ctrl + F、新しいメール:Ctrl + N
  • メールにタスクのフラグ(期限)を設定:Ctrl + Shift + G
  • メール本文でハイパーリンクの挿入:Ctr + K → アドレス欄へアドレスを貼り付け(Ctr + V)
  • メール本文でShift + スペース = 半角スペース、Ctrl + スペース = 標準フォームへ

基本的なショートカットキーを覚えるため、以下のような早見表を利用するのも有効です。
「アウトルック作業を超高速化する「ショートカットキー」はこれだ!」の記事 

ショートカットキーと似た機能を持つ「クイックアクセスツールバー」

クイックアクセスツールバー(画面の一番左上)に設定したものは、Alt + 数値で実行可能に  
操作:クイックアクセスツールバーの右の下矢印>「クイックアクセスツールバーのユーザ設定」>その他のコマンド > コマンドの選択で「すべてのコマンド」を選択 > 追加したいコマンドを選択して「追加」ボタン  

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私は、確認済みの受信メールを全て「受信トレイ」から他のメールボックスに移しているので、下記の通り「他のフォルダーに移動」のコマンドをAlt + 1 に設定しています。
(ショートカットキーだとCtrl + Shift + Vですが、片手で操作できるAlt + 1の方がラク)

まとめ

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私が普段の仕事で使っているOutlookに関する知識を一通り説明しました。
あなたもこれらをまずは試しに真似してみてもらったうえで、さらに使い勝手が良くなるように自分なりにカスタマイズしてみてください。

今回の記事では書ききれてない内容がありますので、以下の記事も併せて確認してみてください。
Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろうの記事

最後に、私がOutlookを使いこなすために参考にした本を1冊紹介します。

それでは

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