仕事の時間が減ってミスも減る!作業手順書の威力

   

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どうも、たいちです。

あなたは人に仕事を頼むとき、どのように作業の指示を出していますか?
相手が近くにいる場合は口頭で、それ以外の場合は電話やメールで指示を出していませんか?

自分の頭の中で作業イメージを思い浮かべながら、そのイメージを相手に伝えるはずです。
相手はメモを取りつつ話を聞き、相手の頭の中にもイメージが浮かんできたところで、あなたは「あとは実際に作業しながら、迷ったら質問してよ」と言って指示を終えます。

もしかしたら、指示を出している最中に、ふと「そういえば先月にも誰かに同じ内容を話したな…」と思い出したかもしれませんね。

いちいち作業手順を思い出しながら口頭で指示を出す場合、例えば以下のような問題があります。

  • 必要な指示が網羅的でない結果、作業結果の品質がバラバラで、作業後のチェックや修正に時間がかかる
  • 作業者は指示が明確でない部分を悩みながら実施するため効率が悪い
  • 作業方法や作業のコツなどが蓄積されず、ノウハウが属人的になってしまう
  • 指示出し自体に時間がかかるため、指示を出すのが遅くなり、そもそも作業の着手が後手に回る

これらを一気に解決する方法は、「作業手順書を作成し、人に仕事を頼む際はこの手順書を使って指示を出す」ことです。
もちろん作業者は、この手順書に従って作業を実施します。

とはいえ、あなたは「作業手順書があった方が良いのは当然わかってる。でも手順書を作る手間をかけるより、目の前の仕事を進めたい」と考えているのではないでしょうか?
その気持ちは痛いほどよく分かります。自分もずっとそう思っていましたから。
でも今は「もっと早く作業手順書を作っていれば無駄な時間を浪費せずに済んだのに…」という思いです。

そこで今回は、作業手順書を利用することの強力なメリットを改めて確認したうえで、効率的に作業手順書を作る方法について詳しく見ていきましょう。

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作業手順書のメリット

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作業手順書があれば、指示漏れが無くなり、曖昧な伝え方により相手が勘違いするリスクも減ります。
他にも…

  • 手順書に従うだけで作業が完成→手順書が作業者の指導をしてくれるので、誰がいつ何度やっても同じ結果になる&迷いが減り作業のスピードがアップ
  • 作業のコツや過去にミスした留意点も記載することで、ミスが少なくなり結果の品質確保→上長のチェックが楽に&修正による手戻りの時間を削減
  • (自分で実施する際も)毎回ゼロから思い出しながら作業する無駄を省く→スピードアップ&ストレス減る→持ち物リストと同じく、頭も時間も使わず結果を再現
  • 手順書のブラッシュアップを続ける(ミスした原因を分析し手順書に反映、より効率的な方法を見つけるたびに手順書へ反映など)ことで、ノウハウの見える化&ノウハウが蓄積できる
  • 仕事の大半を占める単純作業を省力化できれば、他の難しい作業やアイデアを生み出すことに時間が割ける
  • 指示出しを毎回1から行う手間が減り、作業の依頼者にとって依頼作業に手が付けやすくなる→早めに対応できる
  • 異動する際に、後任への引き継ぎが楽になる→作業内容の引き継ぎは作業手順書を渡せば済む
  • 手順だけでなく、作業に必要な資料を明確化しておくことで、作業に着手する前に資料の準備がしやすい&入手漏れに事前に気づける
  • 作業量のボリューム感がつかめる→他人へ作業を依頼する場合、事前に人員の手配がしやすい&業務量の人別・時期的な偏りを調整できる

 

作業手順書は、特に「毎月繰り返し発生する単純作業」において威力を発揮します。

 

作業手順書の作成方法

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試しに手順書を作ってみようかな…という気持ちになってきましたか?
作業手順書を効率的に作る方法は、大きく分けて2つのパターンです。

  1. 仕事を頼む際に、口頭で伝える代わりに手順書を作ってしまう:
    どうせ依頼する必要があるなら、依頼するついでに手順書を作ってしまいましょう。 口頭で指示を出すつもりの内容を、文書として書き出すだけなので、指示出しの必要があったときに指示書を作れば大きな負担にはなりません。

  2. 自分で作業をする際に手順をメモしておく:
    自分で作業をする機会があるなら、作業した手順をメモしていくだけです。 手順を思い出しながら手順書を作成するのではなく、実際に自分で実施した内容を記載していくだけなので、追加の負担がより少なく、かつより精度の高い内容になります。

どちらの方法をとるにしても、「人への依頼」や「自分の作業」のついでに手順書を作成すれば、イチから手順書を作る手間と比べたら負担は少ないですよね。

また、最初は手順を並べたメモ書きで構いません。その後に手順書としてブラッシュアップしていけばいいんです。

上記2つのうち、おススメはNo.2ですが、自分で作業を実施する機会を設ける必要がある点はハードルが高めかも…。
ただ、本気で仕組み作りに取り組むなら、自分自身である程度時間をかけてでも作り込む価値はあります。
その後の時間の削減を考えれば、きっと元は取れます!

 

手順書を作成する際のコツ

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次に、実際に手順書を作成する際の基本方針を紹介します。

  • 手順書を使う相手の立場に立って、相手が作業をする場面や気持ちをイメージして、隣で教えてあげるつもりで手順書を作成
  • 最初から完璧な手順書を目指す必要はない→何も無いよりは、手順書があるだけでも作業者にとって絶対にプラス→特に初めて行う作業は、どこから手を付けたらいいかわからない
  • 手順書を一度作ったら、その後は常にブラッシュアップかける→他の人に手順書と一緒に実施してもらう→質問があったり想定通りの結果にならなかった箇所について、作業者自身にメンテナンスしてもらう

 

また、自分が手順書を作成する際に気をつけている細かい点も紹介しておきます。

  • 作業の一般的な所要時間(目標時間)を手順書に記載&実績時間を報告させる→作業者にとって目標時間が目安になるし、人に作業を依頼する際にも時間を有効に使いやすい
  • 想定する年次や職階も決めておく→手順書の指示の細かさも違ってくる→ただ、最終的には作業的な部分は全て1年目のスタッフでも作業できるように作るのが理想
  • 作業のステップごとに必要な資料を明記しておく&社内の共有サーバーがある場合はフォルダへリンクを貼っておく→資料のピックアップ作業しやすい
  • 社内でフォームが用意されている場合、最新のフォーム探しの方法を手順として記載&似たフォームが複数種類あるものはどれを使うかの判断の仕方も手順へ→資料探しまで依頼できれば依頼者の負担が減る!
  • 前の資料を更新する作業なら、必ず変更箇所を明示してもらうべき!→ワードなら「変更履歴」機能を設定するよう指示&エクセルでも変更箇所の明示方法を決めておく(色付けとか)
  • 指示する際に(都度)、依頼者が依頼書を更新する必要がある場合→更新すべき箇所を明確化(更新箇所は赤字&下線など)→次回の指示出し作業をも単純作業に
  • 作成したファイル名の更新の仕方も指示→「日付の記載ルール」や「【チェック前】などのステータス」など→ファイル名の統一は地味だが重要

 

後で指示者が細かい修正をすればいいという考えは捨てることが重要です。
効率化は「細かい無駄を地道に省いていく作業の積み重ね」と考えましょう!

 

【参考】Wordで「変更履歴」を付け忘れた場合

ワードで「変更履歴をつけ忘れちゃいまいした!」ということ、よくありますよね。
そんな時は、下記の「比較」機能を使えば、更新前のデータと更新後のデータを比べて変更履歴のかたちで表示できます。

MicrosoftのHP:【比較】オプションを使用して文書の相違点を比較します。

 

まとめ

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仕事の効率化を考えるとき、「今日いかに早く帰るか?」だけでなく、もう少し長期的な時間軸で考える必要があります。
例えば、将来にわたって毎月2時間の残業を減らせるなら、今日3時間の残業をして手順書を作る価値はあります。

私の場合は「同じような指示を何度も繰り返し出すのは、面倒だし時間がもったいない!」という思いがキッカケです。
試しに、毎月繰り返し発生する単純作業の手順書を実際に作成してみたところ、まずは自分の指示出しの時間が格段に減りました。
さらに結果として、作業結果のクオリティも上がり、手直しにかかる時間が減る効果まで出ました。

作業手順書は、特に「毎月繰り返し発生する単純作業」において威力を発揮します。
ぜひ、頻度の高い作業から手順書の作成を始めてみてください!
長期的に見て、特に効率化の効果が高い手法です。

それでは。

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