スマホでキーワードをメモ!で文章作成スピードを上げる

   

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どうも、たいちです。

今日中に提出しないといけない書類があるのに思うように筆が進まず、何時間も前からPCの前で文章とにらめっこ。
そんな経験ありませんか?

早く仕事を終わらせて家に帰るためには、こういった無駄な時間をいかに少なくするかが重要です。
そこで活躍するのは、皆さんの相棒である「スマホ」です!

具体的には、仕事のやり方を大きく2つに分ける方法を紹介します。

1. スマホでキーワードをメモして、PCへメール送信

2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる

今回の記事のポイントは「文章を書き始める前に、必ずキーワードを洗い出す」「机でPCに向かっていなくても仕事は進められる」という点です。

スマホを活用して、効率的に文章を仕上げる方法を見ていきましょう !

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「キーワードの洗い出し」と「文章を書くこと」を分けるメリット

難しい内容の文書を書く場合や、面倒な案件についてメールを書く場合って、なかなか気持ちが乗らず、書き始めるのに時間がかかりますよね。
重い腰を上げて「さぁーやるぞ」と机に座ってPCを開いても、最初に書く内容を考えなきゃいけないのでなかなか筆が進みません…。

では、最初からすでに書くべきポイントが具体的に並んでいる場合はどうでしょう?
手の付けやすさは何倍も違うと思いませんか。

 

夏休みの宿題

小学校時代にあった、夏休みの日記を毎日つける宿題を思い出してみましょう。
毎日が楽しすぎて遊び続けた結果、1日も書いていない状態で夏休みの最終日を迎えてしまった。どうしよう…

普通ならまず、①1日ずつ何をやったか思い出す作業をしたうえで、②それを文章にしていく必要がありますね。
たぶん徹夜で仕上げるか、親に手伝ってもらわないと終わらないでしょう…。
終わりが見えず、絶望してあきらめてしまうかもしれません。

一方で、もし夏休みのカレンダーに「何月何日に何をやったか?」「誰とどこで遊んだか?」がメモで書いてあれば、すぐに夏休みの1日目から順番に日記に書いていくだけです。
カレンダーのメモを頼りに、その場面を頭に思い起こしながらその時の感情を文章にしていくだけで日記が書けます。
メモが無い状態と比べると、圧倒的に早く仕上げることができるので、何とかがんばれそうです!

 

「何を書くか」が1番難しい

文章を書くにあたっては、「何を書くか」を決めるのが1番大変な作業です。
文章を書く作業の全体を100%とすれば、何を書くか?つまりキーワードを洗い出すだけで作業の60〜70%は終わったと言っていいと思います。

キーワードが決まっている状態から、キーワードを繋げて文章にするのは、思っているより時間がかからないものです。

 

キーワードを書き出して最初の歯車を回そう

まずはキーワードを実際に目に見えるかたちで書き出す作業に集中しましょう。
キーワードを書き出して目に見える形にすると、足りない項目や関連した周辺情報にも気づいて、頭の中だけでアイデアを練るよりも早く正確にキーワードを洗い出せるようになります。

キーワードの洗い出し作業によって、文章を書くための作業の歯車が回り出すイメージです。

 

「キーワードの洗い出し」と「文章を書く作業」は分ける

ただ、注意が必要な点があります。
キーワードを洗い出す作業と、文章を書く作業を同時にやろうとすると、両方に気をとられて効率が悪くなります。

  • 文章を書いてる途中で全体の方向性を見失う
  • 文章の言い回しに気をとられて先に進めない
  • せっかく言い回しが決まっても後で構成が変わり書き直しになる…

といった問題があります。
キーワード洗い出しと、文章を書く作業は分ける必要があります。

 

仕事を2つのステップに分けて効率的に進めよう

記事の最初に説明した「仕事のやり方を大きく2つに分ける」という点について、まずは以下の2ステップに分けるメリットを見てきました。

1. スマホでキーワードをメモして、PCへメール送信

2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる

まずはキーワードを洗い出すことで、全体の地図を描いてから実際に歩き始めるべき、という点について納得してもらえたのではないでしょうか。

より具体的には、以下のように細かくステップを分けることで、それぞれに集中できるようになります。

1. スマホでキーワードをメモして、PCへメール送信
→まずはキーワードを思い付く限り洗い出す
→キーワードを並べ替えて文章の流れを決める

2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる
→流れに合うようにキーワードの回りに文章を付け加える
→仕上げとしてそれぞれの文章の言い回しを考え、文章全体を整える

 

キーワードの洗い出しには電車内がベスト

私は仕事への行き帰りの電車の中で気が向いたときにはスマホを取り出して、提出書類や業務メールに必要なキーワード出しをしています。
スマホなら電車でつり革につかまってる時でも作業できますよ。

通勤電車の中なら、他の人から話しかけることもないし、電話がかかってきて仕事が中断することもありません。
職場にいたら、こんなに集中できる環境を作るのは難しいですよね?

何より、机に向かってると最初の一歩はハードルが高く感じても、リラックスしてるときにスマホでアイデア出しをするだけなら何気なく踏み出せるような気がしませんか? そして、最初の一歩さえ踏み出せれば、つまり最初の歯車さえ回せれば、その後の歯車は自然に回り出すのです。

 

机に座っててもアイデアは出ない

「あ、あれをやるの忘れてた!」とか「そろそろあれをやらなきゃ」っていう事項を思い出すのは、お風呂の中とか寝る前が多いと思いませんか?
実際、リラックスするとアイデアは浮かびやすいようです。

アイデアが生まれやすいタイミングは? -脳科学者 茂木健一郎に聞く企画発想術(マイナビニュースのHP)

机に座ってないときの方がアイデアはわきやすいのは、いったん考え事を始めると、その後は無意識の状態でも脳は思考を続け、頭の中を整理しようと働いてくれているからです。

科学が教えてくれる、良いアイデアをどんどん思いつく方法(lifehackerのHP)

 

電車の中でまで仕事したくない

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電車の中でまで仕事したくないという意見はごもっともです。
私も別に「通勤電車の中も仕事場に変えよう!」という提案をするつもりはないです。

ただ、文章を書くための残業時間を、電車の中で下書きすることで2時間でも3時間でも短くできるなら、結果として効率的になるはずです。
気が向いたときにだけ、たまには通勤時間を活用してもいいのではないかと思います。

また、リラックスしてるときこそアイデアが浮かぶのだから、オフの時間であっても完全に仕事を頭から排除しきるのは難しいはずです。
「仕事のことをずっと考えてるのはイヤ!」だからこそ、仕事をしていない時間に頭に浮かんでしまった仕事のことは、さっさとスマホからPCへメールを送って忘れた方がいいですよね。

 

まとめ

今回は、仕事のやり方を大きく2つに分ける方法を紹介しました。

①携帯でキーワードをメモしてPCへメール送信

②メモを利用してPCで文章を作って完成させる。

どんなに難しい仕事で面倒くさくて手がつかなくても、とりあえず「キーワードを洗い出す」という最初の一歩を踏み出すことで前に進めるようになります。

私の場合は、仕事への行き帰りの電車の中で気が向いたときにはスマホを取り出して、提出書類や業務メールに必要なキーワード出しをしています。
実際、通勤電車の中は考え事をするのに最適だと思います。
もともとはブログの下書きをスマホで作る作業の中で気付き、仕事のメールやまとまった文書を書く作業へ応用したら、文章作成が効率的になりました。

なお、文章を書く際のキーワード出しは想像力が大事だと思います。
文章を受け取る相手の立場や場面を想像して、何が必要になるかを洗い出していく作業です。
もちろんブログを書く際も、読んでる人の気持ちや置かれた状況を想像しながら必要な要素を織り込むように心がけています。

一方、文章を作成する際は、表現方法のテクニックが大事です。
例えば、一文が長すぎる文章は読みにくいとか、結論を先に書いて理由を後で説明した方が読みやすいといった、技術やセオリーが有効です。

最後になりますが、歩きスマホは絶対ダメです!!
歩いてる最中にアイデアを思いついて、スマホを取り出してメモするなら、必ず道の端に立ち止まりましょう!

それでは。

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