いまカナダ。 https://sdst01.com 人生で迷子になったサラリーマンが家族でカナダに移住して、カナダで実際どのような生活をしたか、帰国後にどのような変化があったかタイムリーにレポートします。 Wed, 30 Jun 2021 22:08:12 +0000 ja hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.4.3 https://i0.wp.com/sdst01.com/wp-content/uploads/2016/11/cropped-image-2.jpeg?fit=32%2C32&ssl=1 いまカナダ。 https://sdst01.com 32 32 120202555 アウトルックの効率的な使い方が1日でマスターできる https://sdst01.com/outlook-efficient?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=outlook-efficient https://sdst01.com/outlook-efficient#respond Wed, 21 Oct 2020 01:34:16 +0000 http://sdst01.com/?p=1871 どうも、たいちです。 あなたは、どれくらいOutlookを使いこなせていますか?   例えば、Outlookはメールとスケジュール管理だけでなく、タスク管理もできることは知っていますか?   また、Outlookにも(E […]

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どうも、たいちです。

あなたは、どれくらいOutlookを使いこなせていますか?  
例えば、Outlookはメールとスケジュール管理だけでなく、タスク管理もできることは知っていますか?  
また、Outlookにも(Excelのように)便利なショートカットキーがあるのは知っていますか?

もし、あなたが今まで以上にOutlookを自由自在に使いこなせるようになれば、過去のメールを一瞬で探し出したり、スケジュールやToDoを全てOutlookで一元管理できます。  
そのために、まずはOutlookの基本機能であるメール・予定表・タスクの各機能をちゃんと理解するだけでも、今までより効率的に仕事がこなせるようになります。
さらに、いくつかの基本的なショートカットキーを使いこなせれば、今までとは別次元の快適さを得ることができます。  

今回は、毎日100通以上のメールを処理する私が、仕事で実際に利用しているOutlookの設定・機能・ショートカットをだけを厳選して紹介します。
あなたも、今回の記事をマニュアル代わりに利用して、快適な仕事環境を構築しませんか?

 

Outlookでできること

具体的な内容に入る前に、まずはOutlookの主な機能を再確認してみましょう。

Outlookの主な機能

Outlookはメールソフトとして使ってるだけという方も多いかもしれませんが、以下の機能を持っています。

  1. メールの送受信
  2. 予定表でスケジュール管理
  3. タスク機能でToDoの管理

仕事に必須といえる3つの機能を併せ持つOutlookなら、メール ⇔ スケジュール ⇔ ToDo という連携が一瞬で可能です。  
仕事に必要な情報を一元管理できるので、Outlookを使いこなすと手放せなくなります。

3つの機能を発展させればこんなことができる

例えば、身近なところで、こんなことができるようになります。

  1. メールの送受信 ⇒ 過去のメールの検索が自由自在に
  2. 予定表でスケジュール管理 ⇒ 社内メンバーとの日程調整を予定表上でスムーズに
  3. タスク機能でToDoの管理 ⇒ 受信メールをタスク(ToDo)登録し対応期限を設定

 

Outlookを効率的に使うための、画面の準備

それでは最初の項目です。
Outlookを効率的に使うためには、まずは事前に画面の設定をして準備しておくことが重要です。

最初に画面の設定を固定しよう

画面を初期設定のまま使っているだけでは、Outlookを効率的に使いこなせません。
具体的には、以下の設定をしておくことがおススメです。

Outlookの3つの機能を、素早く切り替え表示できるように

基本的には「メール」、「予定表」、「タスク」の3つの機能を頻繁に行き来するので、下記のショートカットキーで機能間を自在に切り替えられる環境をセットします。

ショートカットキー:「メール」画面への切替はCtrl + 1、「予定表」はCtrl + 2、「タスク」はCtrl + 4で簡単にできます。
(マウス用の操作:画面左下ナビゲーションバーの「…」>ナビゲーションオプション>上記の3つを表示させておけば、アイコンのクリックでも素早く切替が可能になります。)

image--outlook-efficient-1

 

Outlookのウインドウは1つだけではもったいない⇒常に2つ開いておく

①つ目のウインドウで「メール」を、②つ目の別のウインドウで「予定表」を開いておくと便利です。  

操作:画面左下ナビゲーションバーの「予定表」アイコンで右クリック>新しいウインドウで開く
image-outlook-efficient-6  

2つのウインドウを開いたら、以下の通りにOutlookを利用すると使い勝手が良くなります。  

  •  ①は「メール」⇔「タスク」をショートカットキーで表示画面の切り替え(「Ctrl + 1」⇔「Ctrl + 4」)
  • ②カレンダーは別ウインドウで開き固定しておく
    (さらに、サブディスプレイを利用している場合は、①と②を別の画面に分けて表示しておくと、予定を見ながらメールの返信ができて快適です)

image-outlook-efficient-8

また、メールが来るたびに随時チェックしてしまうと本来の作業に集中できないため、以下の対応がおススメです。

  • メールを見る時間を決める(1時間おきとか)
  • ①のウインドウには、普段は「メール」ではなく「タスク」を表示させておく
  • メールを受信したときの通知を切っておく
    操作:ファイルタブ>オプション>メール>メッセージ受信>「新しいメッセージが届いたとき:」以下の各項目のチェックを全て外す>右下の「OK」

image--outlook-efficient-2

画面ごとの細かな設定 

  • ①の「メール」画面で、右側にタスクを表示しておくと、同時にタスクも確認できる
    ⇒操作:メールの画面で、表示タブ>To Do バー>タスク
  • ②予定表の下に日毎のタスクを表示しておくと、予定とタスクのバランスが見やすい
    ⇒操作:予定表の画面で、表示タブ>日毎のタスクリスト>標準
  • ①②全ての画面で、画面上部に表示される「タブ」内のメニューは非表示にしておくと画面が広く使える
    ⇒操作:Ctrl + F1で、表示⇔非表示を切り替え (タブ内にあるメニューはAltボタンを押すと表示させられ、メニューごとに割り振られた英数をキーボードで押すと実行できます)

 

Outlookを効率的に使うための設定と、便利な操作

画面の設定ができたところで、より具体的な内容に入っていきましょう。
事前に設定&知っておくと効率化が図れる項目を説明します。

あらかじめ設定しておくと便利な項目

まず、事前に設定をおススメする項目です。

過去のメールの検索を素早く、自由自在に

メールボックスでメールを検索する際は、「検索」欄にキーワードを入れるだけでは思い通りにメールを見つけにくいため、以下を設定  

操作:「検索」欄にカーソルを合わせる(=ショートカットキー:Ctrl+E ) >検索タブの「+詳細▼」ボタン > 「差出人」「宛先」「添付ファイルの有無」「件名」を追加 > 項目ごとの検索BOXにキーワードを入れて検索

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この設定をすることによって、例えば「●さんから来たメールだけを検索したい」「●さんから来たメールの中で、添付ファイル付きメールだけに絞りたい」など、具体的な検索条件でメールを検索できるようになり、目当てのメールが見つけやすくなります。

さらに便利な方法:

  • 検索BOXで例えば「宛先:●●」と入力しても、上記の項目別の検索と同じ効果が得られます。これを活用するために、私は「単語の登録」で「さし」→「差出人:」、「てん」→「添付ファイルの有無:」など登録しています
  • 検索条件は複数を重ねることができます。項目別の検索BOXを利用する場合は複数のBOXに入力するだけです。項目別の検索BOXを利用しない場合は、例えば「差出人:● 件名:◎」など、間に半角スペースを挟むだけです

メールの返信は別ウインドウで

メールを返信・転送する際に、メールの作成画面が別ウインドウで開く設定にしておけば、別のメールを参照しながら文章を作成しやすい

操作:ファイルタブ>オプション>メール>返信/転送の「返信と転送を新しいウインドウで開く」にチェック>右下の「OK」

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予定表でチームメンバーの予定を共有

社内の日程調整はメールでやり取りするよりも、予定表上でメンバーの空き時間を見つけて、そのままスケジュールを押さえた方がラク

操作(メンバーの予定表を開く):予定表の画面で、ホームタブ > 予定表を開く >アドレス帳からチームメンバーを検索 > OK  

実際にスケジュールを押さえたい場合は:予定表の画面で > メンバーと予定が合う時間を選択 > ホームタブ > 全員で新しい会議 > メールと同じ要領で送信

チームメンバーからの会議出席依頼への返答は、受信メールとして返信があります。
メンバー全員の回答をまとめて確認する方法は以下 

操作(出席の可否を確認):予定表>会議を選択>会議タブ>確認>メンバーごとの出席状況が表示される

知っておくと便利な操作

操作方法を知っておくと便利になる項目です。

  • 別ウインドウで開いたもの(例えばファイルタブを押したときに開くウインドウ)を閉じたいときは「Esc」
  • 受信メールを予定表またはタスクへ
    マウスでの操作:受信メールをドラッグして、画面左下ナビゲーションバーの「予定表」で離すと新しく予定が作成(「メール」「予定表」「タスク」の相互で行き来できる)  
    クイック操作:事前に「クイック操作」として操作を設定しておくと、キーボード操作(Ctrl + Shift + 数字)で同じことができる
  • Ctrl + Shift +Nで、Outlookのメモ機能を開ける(付箋としてデスクトップ等に貼り付けられるので便利)

Outlookを効率的に使うためのショートカットキー

以上で説明してきた項目に加え、これから説明するショートカットキーを組み合わせると格段に効率化が進みます。

Outlookにも便利なショートカットキーがある

Outlookはマウスを使わずキーボードで操作する方が、圧倒的に操作が早いです。
ショートカットキーを覚えるまでは苦労しますが、その後の効率化を考えると、効果は絶大です。  
身体が覚えるまで我慢してマスターする価値は必ずあります。

  • 「メール」画面への移動はCtrl + 1、「予定表」はCtrl + 2、「タスク」はCtrl + 4、「メモ」はCtrl + 5
  • [受信トレイ] を直接開く: Ctrl + Shift + I
  • 「メール」画面におけるフォルダ間の移動:Ctrl + Y
  • メールの返信:Ctrl + R、全員返信:Ctrl + Shift + R、転送:Ctrl + F、新しいメール:Ctrl + N
  • メールにタスクのフラグ(期限)を設定:Ctrl + Shift + G
  • メール本文でハイパーリンクの挿入:Ctr + K → アドレス欄へアドレスを貼り付け(Ctr + V)
  • メール本文でShift + スペース = 半角スペース、Ctrl + スペース = 標準フォームへ

基本的なショートカットキーを覚えるため、以下のような早見表を利用するのも有効です。
「アウトルック作業を超高速化する「ショートカットキー」はこれだ!」の記事 

ショートカットキーと似た機能を持つ「クイックアクセスツールバー」

クイックアクセスツールバー(画面の一番左上)に設定したものは、Alt + 数値で実行可能に  

操作:クイックアクセスツールバーの右の下矢印>「クイックアクセスツールバーのユーザ設定」>その他のコマンド > コマンドの選択で「すべてのコマンド」を選択 > 追加したいコマンドを選択して「追加」ボタン  

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私は、確認済みの受信メールを全て「受信トレイ」から他のメールボックスに移しているので、下記の通り「他のフォルダーに移動」のコマンドをAlt + 1 に設定しています。
(ショートカットキーだとCtrl + Shift + Vですが、片手で操作できるAlt + 1の方がラク)

 

まとめ

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私が普段の仕事で使っているOutlookに関する知識を一通り説明しました。
あなたもこれらをまずは試しに真似してみてもらったうえで、さらに使い勝手が良くなるように自分なりにカスタマイズしてみてください。

今回の記事では書ききれてない内容がありますので、以下の記事も併せて確認してみてください。
Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろうの記事

最後に、私がOutlookを使いこなすために参考にした本を1冊紹介します。

それでは

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モバイルディスプレイを壁にかけたら快適になった https://sdst01.com/mobile-display?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=mobile-display https://sdst01.com/mobile-display#respond Mon, 14 Sep 2020 13:25:38 +0000 http://sdst01.com/?p=1842 どうも、たいちです。 仕事ではノートPCを利用していますが、在宅勤務を快適にするためサブディスプレイを導入しました。 また、外でも使うことを想定して、持ち運べるモバイルディスプレイを選びました。 モバイルディスプレイはタ […]

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どうも、たいちです。

仕事ではノートPCを利用していますが、在宅勤務を快適にするためサブディスプレイを導入しました。
また、外でも使うことを想定して、持ち運べるモバイルディスプレイを選びました。

モバイルディスプレイはタブレットのような形状なので、据え置き型のディスプレイと比べて、軽くて薄く扱いやすいです。
ただ、モバイルディスプレイは基本的に机の上にそのまま置くことを想定しているため、画面がノートPCと同じ高さになります。

そのままでは視線が下がって姿勢が悪くなりそうなので、もう少し高さが欲しい。
そこで、モバイルディスプレイを壁掛けにしたらどうか?と。
実際に試してみたら快適だったので、どんな感じか紹介します。

モバイルディスプレイを壁掛けすることのメリット

サブディスプレイの利便性

まず、サブディスプレイの利用による効率化について、改めて利点を挙げてみます。

  • 参考資料を見ながら文章を入力
  • ビデオ会議しながら資料見る&議事録とる
  • 新旧2つのバージョンを見比べながら資料作成
  • メールやチャットの画面を常に表示しタイムリーに返信

 

モバイルディスプレイの利点

では、サブディスプレイとして、持ち運び可能なモバイルディスプレイを利用する利点は何でしょう。

  • フリーアドレスの職場でも使える。カフェでもいける。
  • 在宅でも職場でも同じ環境を構築しやすい
  • 据え置きディスプレイの大画面は、在宅環境で場所を取る

 

ディスプレイの位置は、横に並べるより縦がいい

続けて、モバイルディスプレイを壁掛けするメリットを見てみましょう。

  • モバイルディスプレイを横置きだと低すぎて姿勢が前屈みになる
  • 横幅より縦幅は短いので、カーソルの移動距離が短い
  • 首や体を横にひねる必要が無く、目線の縦への移動で済む
  • 縦型表示に対応しているディスプレイを選べば、 WordやPDFをフル画面で表示できる

 

モバイルディスプレイを壁掛けする手順

壁に直接ネジ等を打ち込むのは避けたいので、ラダー状の木製ラック(?)を利用します。
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100円ショップで写真のようなフックを購入し、ラックにネジで留めます。(キリで目安の穴を開けてからネジで留めた方が楽です)
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ラックの幅が広すぎて、フックに載せるだけでは奥に倒れてしまうので、100円ショップで格子状のワイヤーを購入しラックに固定します。
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格子は、格子とセットで売っていたネジ留めのフックを使って格子をひっかけます。
image-mobile-display-11image-mobile-display-06

モバイルディスプレイを無事に設置できました。
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なお、上記の設置の後に、以下の改良をしました。

  • フックの間が広すぎて縦置きできないので、3つ目のフックを設置&格子ワイヤーを縦置き
  • ラック自体をパーテーションとして利用するため、簾(すだれ)をかけた

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サブディスプレイの留意点

サブディスプレイが使いにくいと感じる人もいますが、例えば以下の要因が考えられます。 それぞれ対応策と一緒に挙げてみました。

  • 2つの画面間でカーソルの移動に時間がかかる:ショートカットを覚えてマウスの利用を減らす
  • どちらの画面のアプリがアクティブになっているか把握しにくい:2画面程度ならすぐに慣れる

 

快適な在宅での仕事環境のためにぜひお試しあれ!

それでは。

 

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仕事の時間が減ってミスも減る!効率的な作業手順書の作り方 https://sdst01.com/operating-procedure?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=operating-procedure https://sdst01.com/operating-procedure#respond Mon, 02 Sep 2019 16:51:41 +0000 http://sdst01.com/?p=1768 どうも、たいちです。 あなたは人に仕事を頼むとき、どのように作業の指示を出していますか? 相手が近くにいる場合は口頭で、それ以外の場合は電話やメールで指示を出していませんか? その際、自分の頭の中で作業イメージを思い浮か […]

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どうも、たいちです。

あなたは人に仕事を頼むとき、どのように作業の指示を出していますか?
相手が近くにいる場合は口頭で、それ以外の場合は電話やメールで指示を出していませんか?

その際、自分の頭の中で作業イメージを思い浮かべながら、そのイメージを相手に伝えるはずです。
相手はメモを取りつつ話を聞き、相手の頭の中にもイメージが浮かんできたところで、あなたは「あとは実際に作業しながら、迷ったら質問してよ」と言って指示を終えます。

指示を出している最中に、ふと「そういえば先月にも誰かに同じ内容を話したな…」と思い出したかもしれませんね。

いちいち作業手順を思い出しながら口頭で指示を出す場合、例えば以下のような問題があります。

  • 必要な指示が網羅的でない結果、作業結果の品質がバラバラ
  • 依頼者による指示が明確でない部分を、作業者は悩みながら実施するため効率が悪い
  • 作業のノウハウやコツが蓄積されず、いつまでも属人的になってしまう
  • 毎回の指示出し自体に手間と時間がかかり、指示を出すのが面倒

これらを一気に解決する方法は、「作業手順書を作成し、人に仕事を頼む際はこの手順書を使って指示を出す」ことです。
もちろん作業者は、この手順書に従って作業を実施します。

とはいえ、あなたは「作業手順書があった方が良いのは当然わかってる。でも手順書を作る手間をかけるより、目の前の仕事を進めたい」と考えているのではないでしょうか?
その気持ちは痛いほどよく分かります。自分もずっとそう思っていましたから。
でも今は「もっと早く作業手順書を作っていれば無駄な時間を浪費せずに済んだのに…」という思いです。

そこで今回は、作業手順書を利用することの強力なメリットを改めて確認したうえで、作業手順書の効率的な作り方について詳しく見ていきましょう。

 

作業手順書のメリット

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作業手順書は、特に「定期的に繰り返し発生する単純作業」において威力を発揮します。
作業手順書を使えば、こんなに多くのメリットがあります。

作業を実施する側のメリット

  • 依頼者からの指示漏れによるミスが減る
  • 依頼者からの曖昧な伝え方にょる迷いが減り、作業のスピードがアップ
  • 作業のコツや過去にミスした留意点も記載することで、作業結果の品質確保
  • 手順書のブラッシュアップを続けることで、ノウハウを見える化し蓄積できる
  • 作業手順書が先輩の代わりに作業者の指導をしてくれる

作業を依頼する側のメリット

  • 手順書に従えば誰が何度やっても同じ結果になるため、上長のチェックが楽に&修正による手戻りの時間を削減
  • 手順だけでなく、作業に必要な資料を明確化しておくことで、作業に着手する前に資料の準備がしやすい&入手漏れに事前に気づける
  • 作業量のボリューム感がつかめるため、作業を依頼する場合、事前に人員の手配がしやすい&業務量の人別・時期的な偏りを調整できる
  • 指示出しを毎回1から行う手間が減り、依頼を早めに対応しやすくなる

自分自身が作業する際にも手順書は有効

持ち物リストをイメージしてもらうとわかりやすいと思いますが

  • 毎回ゼロから思い出しながら作業する無駄を省くことで、スピードアップ&ストレス減る
  • 仕事の大半を占める単純作業を省力化できれば、他の難しい作業やアイデアを生み出すことに時間が割ける
  • 社内で部署を異動する際に、後任への引き継ぎが楽になる作(業内容の引き継ぎは作業手順書を渡せば済む)

 

作業手順書の効率的な作り方

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試しに手順書を作ってみようかな…という気持ちになってきましたか?
作業手順書を効率的に作る方法は、大きく分けて2つのパターンです。

1. 仕事を頼む際に、口頭で伝える代わりに手順書を作ってしまう

どうせ依頼する必要があるなら、依頼するついでに手順書を作ってしまいましょう。
口頭で指示を出すつもりの内容を、文書として書き出すだけなので、指示出しの必要があったときに指示書を作れば大きな負担にはなりません。

2. 自分で作業をする際に手順をメモしておく

自分で作業をする機会があるなら、作業した手順をメモしていくだけです。
手順を思い出しながら手順書を作成するのではなく、実際に自分で実施した内容を記載していくだけなので、追加の負担がより少なく、かつより精度の高い内容になります。

 

どちらの方法をとるにしても、「人への依頼」や「自分の作業」のついでに手順書を作成すれば、イチから手順書を作る手間と比べたら負担は少ないですよね。

また、最初は手順を並べたメモ書きで構いません。その後に手順書としてブラッシュアップしていけばいいんです。

上記2つのうち、おススメはNo.2ですが、自分で作業を実施する機会を設ける必要がある点はハードルが高めかも…。
ただ、本気で仕組み作りに取り組むなら、自分自身である程度時間をかけてでも作り込む価値はあります。
その後の時間の削減を考えれば、きっと元は取れます!

 

手順書を作成する際のコツ

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基本方針

実際に手順書を作成する際の基本方針を紹介します。

  • 手順書を使う相手の立場に立って、相手が作業をする場面や気持ちをイメージして、隣で教えてあげるつもりで手順書を作成
  • 最初から完璧な手順書を目指す必要はない!
    →作業者にとって、何の手がかりも無い状況よりは、簡単な手順書があるだけでも確実に良い
    →特に初めて行う作業は、どこから手を付けたらいいかわからない
  • 手順書を一度作ったら、その後は常にブラッシュアップかける
    →作業者には手順書と一緒に実施してもらう
    →質問があったり想定通りの結果にならなかった箇所について、作業者自身にメンテナンスしてもらう

その他のコツ

自分が手順書を作成する際に気をつけている、その他の細かい点も紹介しておきます。

  • 作業の一般的な所要時間(目標時間)を手順書に記載&実績時間を報告させる
    →作業者にとって目標時間が目安になるし、人に作業を依頼する際にも時間を有効に使いやすい
  • 作業者として想定する年次や職階も決めておくことで、手順書の指示の細かさも違ってくる
    →ただ、最終的には作業的な部分は全て1年目のスタッフでも作業できるように作るのが理想
  • 作業のステップごとに必要な資料を明記しておく&社内の共有サーバーがある場合はフォルダへリンクを貼っておく
    →作業者が資料のピックアップ作業しやすい
  • 社内で資料のフォームが既に用意されている場合、最新バージョンの探し方を手順として記載&似たフォームが複数種類あるものはどれを使うかの判断の仕方も手順へ
    →資料探しまで依頼できれば依頼者の負担が減る!
  • 前回の資料を更新する作業なら、必ず変更箇所を明示してもらうべき!
    →ワードなら「変更履歴」機能を設定するよう指示&エクセルでも変更箇所の明示方法を決めておく(色付けとか)
  • 指示する際に(都度)、依頼者が依頼書を更新する必要がある場合は、更新すべき箇所を明確化(例えば、更新箇所は赤字&下線など)
    →作業者の指示出し作業自体を単純作業にする
  • 作成したファイル名の更新の仕方も指示(「日付の記載ルール」や「【部長チェック前】などのステータス」など)
    →ファイル名の統一は地味だが、バージョン管理等の観点から重要

 

「とりあえず作業してもらって、後で指示者が細かい修正をすればいい」という考えは捨てることが重要です。
効率化は「細かい無駄を地道に省いていく作業の積み重ね」と考えましょう!

 

【参考】Wordで「変更履歴」を付け忘れた場合

ワードで「変更履歴をつけ忘れちゃいまいした!」ということ、ありますよね。
そんな時は、下記の「比較」機能を使えば、更新前のデータと更新後のデータを比べて変更履歴のかたちで表示できます。

MicrosoftのHP:【比較】オプションを使用して文書の相違点を比較します。

 

まとめ

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仕事の効率化を考えるとき、「今日いかに早く帰るか?」だけでなく、もう少し長期的な時間軸で考える必要があります。
例えば、将来にわたって毎月2時間の残業を減らせるなら、今日3時間の残業をして手順書を作る価値はあります。

私の場合は「同じような指示を何度も繰り返し出すのは、面倒だし時間がもったいない!」という思いがキッカケです。
試しに、毎月繰り返し発生する単純作業の手順書を実際に作成してみたところ、まずは自分の指示出しの時間が格段に減りました。
さらに結果として、作業結果のクオリティも上がり、手直しにかかる時間が減る効果まで出ました。

作業手順書は、特に「毎月繰り返し発生する単純作業」において威力を発揮します。
ぜひ、頻度の高い作業から手順書の作成を始めてみてください!
長期的に見て、特に効率化の効果が高い手法です。

それでは。

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スマホにキーワードを箇条書き!伝わる文章の効率的な作り方 https://sdst01.com/keyword-writing?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=keyword-writing https://sdst01.com/keyword-writing#respond Sat, 20 Jul 2019 15:47:12 +0000 http://sdst01.com/?p=1746 どうも、たいちです。 今日中に提出しないといけない書類があるのに思うように筆が進まず、何時間も前からPCの前で文章とにらめっこ。 そんな経験ありませんか? 早く仕事を終わらせて家に帰るためには、こういった無駄な時間をいか […]

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どうも、たいちです。

今日中に提出しないといけない書類があるのに思うように筆が進まず、何時間も前からPCの前で文章とにらめっこ。
そんな経験ありませんか?

早く仕事を終わらせて家に帰るためには、こういった無駄な時間をいかに少なくするかが重要です。
そこで活躍するのは、皆さんの相棒である「スマホ」です!

具体的には、文章の作り方を大きく2つに分ける方法を紹介します。

  1. スマホでキーワードを箇条書きして、PCへメール送信
  2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる

今回の記事のポイントは「文章を書き始める前に、必ずキーワードを洗い出す」「机でPCに向かっていなくても仕事は進められる」という点です。

スマホを活用して、効率的に文章を作る方法を見ていきましょう 。

「キーワードの洗い出し」と「文章を書くこと」を分けるメリット

難しい内容の文書を書く場合や、面倒な案件についてメールを書く場合って、なかなか気持ちが乗らず、書き始めるのに時間がかかりますよね。
重い腰を上げて「さぁーやるぞ」と机に座ってPCを開いても、最初に書く内容を考えなきゃいけないのでなかなか筆が進みません…。

では、最初からすでに書くべきポイントが具体的に箇条書きになっている場合はどうでしょう?
手の付けやすさは何倍も違うと思いませんか。
しかも、書くべきポイントが押さえられた文章が書けるようになり、的確に相手へ伝わるようになりますよ。

 

夏休みの宿題

小学校時代にあった、夏休みの日記を毎日つける宿題を思い出してみましょう。
毎日が楽しすぎて遊び続けた結果、1日も書いていない状態で夏休みの最終日を迎えてしまった。どうしよう…

普通ならまず、①1日ずつ何をやったか思い出す作業をしたうえで、②それを文章にしていく必要がありますね。
たぶん徹夜で仕上げるか、親に手伝ってもらわないと終わらないでしょう…。
終わりが見えず、絶望してあきらめてしまうかもしれません。

一方で、もし夏休みのカレンダーに「何月何日に何をやったか?」「誰とどこで遊んだか?」がメモで書いてあれば、すぐに夏休みの1日目から順番に日記に書いていくだけです。
カレンダーのメモを頼りに、その場面を頭に思い起こしながらその時の感情を文章にしていくだけで日記が書けます。
メモが無い状態と比べると、圧倒的に早く仕上げることができるので、何とかがんばれそうです!

 

「何を書くか」が1番難しい

文章を書くにあたっては、「何を書くか」を決めるのが1番大変な作業です。
文章を書く作業の全体を100%とすれば、何を書くか?つまりキーワードを洗い出すだけで作業の60〜70%は終わったと言っていいと思います。

キーワードが決まっている状態から、キーワードを繋げて文章にするのは、思っているより時間がかからないものです。

 

キーワードを書き出して最初の歯車を回そう

まずはキーワードを実際に目に見えるかたちで書き出す作業に集中しましょう。
キーワードを箇条書きにして目に見える形にすると、足りない項目や関連した周辺情報にも気づいて、頭の中だけでアイデアを練るよりも早く正確にキーワードを洗い出せるようになります。

キーワードの洗い出し作業によって、文章を書くための作業の歯車が回り出すイメージです。

 

「キーワードの洗い出し」と「文章を書く作業」は分ける

ただ、注意が必要な点があります。
キーワードを洗い出す作業と、文章を書く作業を同時にやろうとすると、両方に気をとられて効率が悪くなります。

  • 文章を書いてる途中で全体の方向性を見失う
  • 文章の言い回しに気をとられて先に進めない
  • せっかく言い回しが決まっても後で構成が変わり書き直しになる…

といった問題があります。
キーワード洗い出しと、文章を書く作業は分ける必要があります。

 

文章の作り方を2つのステップに分けて効率的に進めよう

記事の最初に説明した「文章の作り方を大きく2つに分ける」という点について、まずは以下の2ステップに分けるメリットを見てきました。

  1. スマホでキーワードを箇条書きして、PCへメール送信
  2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる

まずはキーワードを洗い出すことで、全体の地図を描いてから実際に歩き始めるべき、という点について納得してもらえたのではないでしょうか。

より具体的には、以下のように細かくステップを分けることで、それぞれに集中できるようになります。

1. スマホでキーワードを箇条書きして、PCへメール送信
→まずはキーワードを思い付く限り洗い出す
→キーワードを並べ替えて文章の流れを決める

2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる
→流れに合うようにキーワードの回りに文章を付け加える
→仕上げとしてそれぞれの文章の言い回しを考え、文章全体を整える

 

キーワードの洗い出しには電車内がベスト

私は仕事への行き帰りの電車の中で気が向いたときにはスマホを取り出して、提出書類や業務メールに必要なキーワードの洗い出しをしています。
スマホなら電車でつり革につかまってる時でも作業できます。

通勤電車の中なら、他の人から話しかけることもないし、電話がかかってきて仕事が中断することもありません。
職場にいたら、こんなに集中できる環境を作るのは難しいですよね?

何より、机に向かってると最初の一歩はハードルが高く感じても、リラックスしてるときにスマホでアイデア出しをするだけなら何気なく踏み出せるような気がしませんか? そして、最初の一歩さえ踏み出せれば、つまり最初の歯車さえ回せれば、その後の歯車は自然に回り出すのです。

 

机に座っててもアイデアは出ない

「あ、あれをやるの忘れてた!」とか「そろそろあれをやらなきゃ」っていう事項を思い出すのは、お風呂の中とか寝る前が多いと思いませんか?
実際、リラックスするとアイデアは浮かびやすいようです。

アイデアが生まれやすいタイミングは? -脳科学者 茂木健一郎に聞く企画発想術(マイナビニュースのHP)

机に座ってないときの方がアイデアはわきやすいのは、いったん考え事を始めると、その後は無意識の状態でも脳は思考を続け、頭の中を整理しようと働いてくれているからです。

科学が教えてくれる、良いアイデアをどんどん思いつく方法(lifehackerのHP)

 

電車の中でまで仕事したくない

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電車の中でまで仕事したくないという意見はごもっともです。
私も別に「通勤電車の中も仕事場に変えよう!」という提案をするつもりはないです。

ただ、文章を書くための残業時間を、電車の中で下書きすることで2時間でも3時間でも短くできるなら、結果として効率的になるはずです。
気が向いたときにだけ、たまには通勤時間を活用してもいいのではないかと思います。

また、リラックスしてるときこそアイデアが浮かぶのだから、オフの時間であっても完全に仕事を頭から排除しきるのは難しいはずです。
「仕事のことをずっと考えてるのはイヤ!」だからこそ、仕事をしていない時間に頭に浮かんでしまった仕事のことは、さっさとスマホからPCへメールを送って忘れた方がいいですよね。

 

まとめ

今回は、文章の作り方を大きく2つに分けて効率化する方法を紹介しました。

  1. スマホでキーワードを箇条書きして、PCへメール送信
  2. キーワードのメモを利用して、PCで文章を作って完成させる

どんなに難しい仕事で面倒くさくて手がつかなくても、とりあえず「キーワードを洗い出す」という最初の一歩を踏み出すことで前に進めるようになります。
私の場合は、仕事への行き帰りの電車の中で気が向いたときにはスマホを取り出して、提出書類や業務メールに必要なキーワード出しをしています。

なお、文章を書く際のキーワード出しは想像力が大事だと思います。
文章を受け取る相手の立場や場面を想像して、何が必要になるかを洗い出していく作業です。

一方、文章を作成する際は、表現方法のテクニックが大事です。
例えば、一文が長すぎる文章は読みにくいとか、結論を先に書いて理由を後で説明した方が読みやすいといった、技術やセオリーが有効です。

いずれにしても、キーワードをつなげて書いた文章は、書くべきポイントが押さえられた文章になり、的確に相手へ伝わるようになりますよ。

最後になりますが、歩きスマホは絶対ダメです!!
歩いてる最中にアイデアを思いついて、スマホを取り出してメモするなら、必ず道の端に立ち止まりましょう!

それでは。

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薄い財布と小さい財布を徹底比較!あなたにはどちらが合う? https://sdst01.com/thin-small-wallet?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=thin-small-wallet https://sdst01.com/thin-small-wallet#respond Tue, 05 Feb 2019 13:59:00 +0000 http://sdst01.com/?p=1704 どうも、たいちです。 今回は私が愛用する「薄い財布」と「小さい財布」を紹介します。 これらの財布は、abrAsus(アブラサス)というブランドの商品名です。 それぞれの特徴がそのまま商品の名前になっています。 これらの財 […]

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どうも、たいちです。

今回は私が愛用する「薄い財布」と「小さい財布」を紹介します。
これらの財布は、abrAsus(アブラサス)というブランドの商品名です。
それぞれの特徴がそのまま商品の名前になっています。

これらの財布は「持つ者を選ぶ」、つまり使い手は誰でもいいというわけではない。
私は「薄い財布」と「小さい財布」の両方を使い比べた結果、このように感じています。

「持つ者を選ぶ」とはどういう意味か?どんな人にどちらの財布が合うのか?両者を比べながら見ていきましょう。

 

それでは早速ですが、あなたに質問です。

【問題1】
いま、あなたはコンビニで買い物をしていて、財布には「500円玉」が1枚と、「10円玉」が3枚の合計530円が入っているとします。
レジでのお会計は228円でした。

さて、あなたは以下の支払い方法のうち、どちらを選びますか?

  1. 「500円玉」だけで支払い
  2. 530円で支払い

 

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小銭の支払方法は最も重要

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まず答えから見ると、「薄い財布」と「小さい財布」は2番の支払方法をできる人に向いています。
1番の支払方法を繰り返していると、あなたの小銭入れは、いつもパンパンですね。
でも「薄い財布」と「小さい財布」の財布には、たくさんの小銭は入らないのです。

先ほどの問題で、お釣りをもらった後のお財布の中身は以下の通りです。

  1. お釣りは272円でコイン7枚を受け取り、もともと持ってた30円も合わせて10枚
  2. お釣りは302円でコイン5枚

 

 

【特徴1】「薄い財布」&「小さい財布」の小銭入れは小さめ

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実際には、「薄い財布」と「小さい財布」は良く作られていますので、先ほどの1番の支払い方法が1度や2度ならコインを収納できます。
ただ、さらに次の会計でも支払を失敗すると、すぐ財布にコインが入らなくなる可能性があります。
つまり、2番の支払方法が面倒と感じる人がこれらの財布を持つと、残念ながら、財布と仲が悪くなってしまうかもしれません。

「薄い財布」と「小さい財布」は、「持つ者を選ぶ」という最大の点は、ここです。

 

「薄い財布」&「小さい財布」 どっちがあなたに合う?

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ここからは、どんな人にどちらの財布が合うのか、両者を比べながら、具体的に見ていきましょう。

まずは、先ほどの問題の続きです。

【問題2】 先ほどの問題では、財布には現金しか入っていませんでしたが、実はコンビニのポイントカードも入っていたとします。

さて、あなたはポイントカードでポイントを貯めますか?

  1. ポイントを貯める
  2. ポイントはいらない

 

 

【特徴2】カードの収納力なら「薄い財布」

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こちらの【問題2】は、「あなたが財布にカードをたくさん持っているか?」を確認するための質問でした。
「薄い財布」&「小さい財布」は、どちらもカードは5枚しか入らない作りになっています。

あなたは、普段から持ち歩くカードを5枚に減らせるでしょうか?

まず詳細からお話すると、「小さい財布」は本当にカードは5枚までしか入りません。
ただ、「薄い財布」はカードを10枚くらいなら収納する余地はあります(カード入れの他に、お札入れにもカードを入れる方法。落下リスクはありますが)。

そのため、結論としては以下のようになります。
「普段から持ち歩くカードを5枚に減らせるか?」という質問に対し、

  • Yesなら「薄い財布」&「小さい財布」の両方が使える
  • Noなら「薄い財布」を使うべき

 

 

カードが5枚は現実的か?

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私は今は「小さい財布」を使っていますので、次の5枚のカードを持ち歩いています。

  1. 免許証
  2. 保険証
  3. クレジットカード(メインで利用)
  4. キャッシュカード(クレジットカード機能付き)
  5. カーシェアの会員証

 

カードを5枚に絞るのは現実的ではないと感じる人も多いとは思います。
でも、例えば以下のような点を見直せば、ほとんどの人はカード枚数を劇的に減らせると思います。

  • クレジットカードやキャッシュカードは、メイン以外を使う機会って年に何回ありますか?
  • 病院は必要な診察カードを当日用意して持ち歩けば十分。万が一、急病で診察カードが無くても名前を言えば対応してくれます。
  • ポイントカードは好き嫌いが分かれる点ですが、私は「薄い財布」から「小さい財布」へ変えるときにキッパリやめてスッキリしました。

 

私は、家のカード入れに予備を全て保管してあり、思い付いたら取り出せる状態です。
全てのカードを普段から持ち歩くよりリスクは低いと思いますし、災害時には財布とカード入れを持って逃げれば十分と思えるのは気持ちがラクです。

必要なカードを最初に取捨選択するのは大変かもしれませんが、持ち歩くカード数を減らしたことで実際に不便を感じることもありません。
むしろ、無駄なカードを毎日、肌身離さす持ち歩く手間を考えれば今のスタイルの方がいいです。
「薄い財布」と「小さい財布」がミニマリストに好まれるのは、このあたりが関連していると思います。

 

「薄い財布」&「小さい財布」それぞれの特徴

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ここまでは、「薄い財布」と「小さい財布」が「持つ者を選ぶ」という点を中心に見てきました。
財布を買ってから後悔してほしくない!という私の想いがあったので、ちょっと真剣に語ってしまいました。

さて、ここから先は、あなたが「薄い財布」と「小さい財布」のどちらが好きか?どちらを選びたいか?という、普通のショッピングとして、気楽に読んでもらって大丈夫です(笑)

 

収納力に微妙な差がある

 

「薄い財布」と「小さい財布」とでは、それぞれ形が違うので、収納力に微妙な差があります。 具体的に、特徴を3つ紹介します。

 

【特徴3】コインを並べて入れる必要がある「薄い財布」

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レジでコインを受け取った後、「薄い財布」の小銭入れへしまうのには時間がかかります。
が、どうせ時間がかかるならコインを種類ごとに分けて並べましょう。
すると、次に支払う時に何円玉が何枚あるか瞬時にわかり、払うのは一瞬です。

「小さい財布」は普通の小銭入れに近い感覚です。
受け取った時はガサッと入れて、支払う時に小銭を探しながら支払うイメージです。
枚数が少なければ並ることも可能です。

 

【特徴4】カギを取り出しやすいキーケース的な「小さい財布」

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「小さい財布」にはキーチェーンを取り付ける穴が開いてるので、自分でキーチェーンを用意します。
キーチェーンを長めにすれば、財布を開かずにカギを取り出せます。

「薄い財布」はカギを専用ポケットにしまうので、財布を開けて、ポケットを開いてカギを取り出す必要があります。

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【特徴5】お札をスムーズに出し入れしやすいのは「薄い財布」

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「薄い財布」と「小さい財布」もお札を折り畳まずにしまえます。
ただ、財布を閉めたときに「薄い財布」は2つ折り、「小さい財布」は3つ折りの跡がつきます。
「小さい財布」の3つ折りの跡はなかなか深いので、お札を出し入れする際は、少し手間がかかります。

いずれにしても、このサイズでお札を折り畳まずしまえるのは他にないです!
他のミニ財布と比べて特に秀逸な点だと思います。

 

まとめ

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以上で、それぞれの財布について特徴を洗い出しました。

  • 【特徴1】「薄い財布」&「小さい財布」の小銭入れは小さめ
  • 【特徴2】カードの収納力なら「薄い財布」
  • 【特徴3】コインを並べて入れる必要がある「薄い財布」
  • 【特徴4】カギを取り出しやすいキーケース的な「小さい財布」
  • 【特徴5】お札をスムーズに出し入れしやすいのは「薄い財布」

 

結局、どんな人にどちらの財布が合うか?

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全体として、「薄い財布」の方が、いわゆるミニマリストになりきれなくても許容範囲が広いと思います。
お札入れに融通が利くので、カードが追加で収納できたり、レシートをとりあえず突っ込んでおけます。
また、コインの一覧がしやすく、支払の際にコインが増えないように注意する練習がしやすいです。

一方で、「小さい財布」は許容範囲は狭いといえますが、私はこちらの方が好きです。
私は、最初に「薄い財布」を使い始め、数年経って自分のスタイルが確立されてきた頃に、今度は「小さい財布」を購入し、その小ささと機能性に感動しました。

ただ、最初から「小さい財布」を買っていたら、もしかしたら途中でイヤになっていたかもしれません。
小ささと機能性に感動する以前に、使いこなせずに仲が悪くなっていたように思います。

私の結論としては、入門者向けの「薄い財布」と、上級者向けの「小さい財布」となります。

 

小さい&機能的=感動

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それぞれの財布のイメージを一言で表現するなら、こんな感じでしょうか。
考え抜かれた合理性に驚く「薄い財布」と、とにかく小さいことに感動する「小さい財布」

あなたは、道具が小さい&機能的であることに喜びを感じますか?
例えば、十徳ナイフが好きなら、あなたはそちらのタイプでしょう。そういう人はきっと「薄い財布」と「小さい財布」と仲良しになれると思います。

私は十徳ナイフが大好きで、「薄い財布」と「小さい財布」に感動しました(笑)
見るたびに、その小ささに感動で震えることができるのは「小さい財布」です。
どこからどう見ても、外見はキーケースにしか見えませんから!
ここに自分の財布の中身が全て収まっているのが、毎回不思議でなりません。

持ってることに喜びを感じられる商品って、自分の毎日を少し楽しくさせてくれますよね。
私にとっては、まさにそういう商品の一つになりました。

 

 

 

それでは。

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スマホ機種変更でのデータ・アプリの引越し完全マニュアル https://sdst01.com/upgrade-smartphone?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=upgrade-smartphone https://sdst01.com/upgrade-smartphone#respond Sat, 01 Dec 2018 18:03:25 +0000 http://sdst01.com/?p=1672 どうも、たいちです。 先日、3年くらい使用したXperiaから、新しいXperiaへ機種変更しました。 その際、それぞれの機種でSIMカードのサイズが違ったのをきっかけに、他の携帯会社 への変更も同時に行いました(格安S […]

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どうも、たいちです。

先日、3年くらい使用したXperiaから、新しいXperiaへ機種変更しました。
その際、それぞれの機種でSIMカードのサイズが違ったのをきっかけに、他の携帯会社 への変更も同時に行いました(格安SIM→格安SIM)。

機種変更は数年に一度しか行わないので、どのような手順で何をすればいいのか忘れてしまいますよね。
今回は、機種変更に必要な作業を洗い出すとともに、それぞれの作業における注意点をまとめました。
この記事さえ読めば、機種変更の流れが全てわかるはずです!

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この記事の前提

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具体的な中身に入る前に、この記事の前提を明確にしておきます。

  • 古いスマホから新しいスマホへの機種変更が対象(同じスマホでSIMカードだけを入れ替える場合は、機種変更の手続は不要)
  • ただし、電話番号は変わらないことが前提(MNPを前提)。電話番号まで変わる場合には、この記事の通りスムーズには進まない箇所あり。
  • 今回は、Android → Android を前提に説明。iPhone だと操作が違う場合あり。

なお、今回の記事はスマホ間でのデータ移行や、アプリの引越しを中心に説明します。
携帯会社への申し込みや、SIMの入れ替え・回線切り替えの作業は対象としません。

それでは、具体的な中身に入っていきましょう。

 

機種を変更する前と、変更した後に必要な作業

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機種変更における目標は「新しいスマホが、すぐに・古いスマホと同じレベルで・不便なく使えこと」ですね。
そのための手順を、以下の3ステップに分けて説明します。

1.古いスマホですべき準備作業

2.新しいスマホでしちゃダメなこと!

3.新しいスマホですべきこと

 

1.古いスマホですべき準備作業

機種変更で1番大事なのは、機種を変更する前の準備作業です。
①〜⑤のそれぞれについて、具体的な作業手順のわかるHPと、注意点を紹介します。

 

①LINEの引き継ぎ登録&写真などのデータ保存

新しいスマホでLINEへログインする前に、必ず引き継ぎ登録をする必要があります!
LINEのアカウントを引き継ぐ方法(LINE公式ブログ)

なお、トークも新しいスマホへ引き継げます。
トーク履歴のバックアップと復元方法(LINEのHP)
ただし、トークにある写真等のデータは引き継げないので、必要な写真は引き継ぎ前に保存しておく必要があります!

 

② おサイフケータイ(モバイルSuicaなど)の引き継ぎ登録

残高が残っているものは、古いスマホから新しいスマホへ残高を移しておく必要があります!
利用するサービスによって、それぞれ手順が違います。
おサイフケータイの機種変更(FeliCaのHP)

特に、毎日使うモバイルSuicaは事前に機種変更登録が必要ですのでお忘れなく!
SUICAの機種変更(JR東日本のHP)

 

③ 電話帳・Gmail・予定表などのデータの引越し準備

古いスマホで電話帳・Gmail・予定表などのデータをGoogleアカウントへ保存しておけば、新しいスマホでgoogleアカウントへログインするだけで引き継げます!
Googleアカウントを使ったバックアップ(KDDIのHP)

なお、上記の方法で電話帳を引き継ぐためには、あらかじめ電話帳をGoogleアカウントへ保存(紐付け)しておく必要があります。
新しいAndroidスマホに電話帳、連絡先を移す方法(モバレコHP)

 

④ 写真・音楽・動画などのデータの引越し準備

写真・音楽・動画などのデータは、古いスマホのSDカードへ保存するのが簡単です。
さらに、普段からクラウドサービスを利用していればデータの引き継ぎ自体が不要に!

ちなみに、私は以下のクラウドサービスでそれぞれのデータを管理しています。

  • 写真…Amazon photos
  • 音楽…Google Play Music
  • ビデオ…OneDrive

 

⑤ 各種アプリ・ネットサービスのID・PWを確認

新しいスマホでログインできるように、確認しておきましょう!
いつも使っているアプリやネットサービスへログインできなくなったら困りますね。
特に、古いスマホでID・PWを保存していて入力を省略している方は注意!

 

以上の①〜⑤の作業は、SIMを切り替える前に行う必要があります。とはいえ、機種を変更した後にも古いスマホが手元にある&Wi-Fiでネットに繋げられるなら、ほとんどの場合は大丈夫です。

 

2.新しいスマホでしちゃダメなこと!

ここで注意してほしいのは1つだけです。
古いスマホでLINEの引き継ぎ登録をする前に、新しいスマホLINEへログインしてはダメ!
LINEのアカウントを引き継ぐ方法(LINE公式ブログ)

 

3.新しいスマホですべきこと

データ移行やアプリの引越しは、古いスマホを処分する前に必ず済ませましょう!
上の「1.古いスマホですべき準備作業」で説明した作業をし忘れても、古いスマホが手元にあれば何とかなるはずです。

また、電話回線を古いスマホ → 新しいスマホへ切り替える前であっても、データ移行やアプリの引越しは始められます。
新しいスマホを、すぐに・古いスマホと同じレベルで・不便なく使いたいなら、新しいスマホを入手してすぐに準備を始めましょう。

 

①LINEへのログイン

何度もしつこく言います。
古いスマホで引き継ぎ登録を済ませてから、新しいスマホでLINEへログインしましょう! LINEのアカウントを引き継ぐ方法(LINE公式ブログ)

 

② おサイフケータイ(モバイルSuicaなど)へのログイン

新しいスマホへ回線を切り替えたら、一斉に引き継ぎをしましょう。
事前準備と同じく、利用するサービスによって、それぞれ手順が違います。
おサイフケータイの機種変更(FeliCaのHP)

  • 事前に機種変更登録が必要なサービスのうち、Suicaは電話回線の切り替え前に新しいスマホへ移行しようとしても失敗しましたが、Edyは大丈夫でした。
  • スマートEXを利用する方は注意!Suicaを新しいスマホへ引き継いだ場合でも、Suicaのカード番号が変わるので、会員情報で登録変更が必要です。
    スマートEXの機種変更(JR東日本のHP)
  • スタバは古いスマホのオートチャージ機能を解除しないと、新しいスマホへ残高移行ができません。
    モバイルスターバックスカードの機種変更(スタバのHP)

 

【古いスマホを処分する際の注意】

古いスマホを処分する際は、初期化するだけではおサイフケータイのデータが消えません。
そのため、おサイフケータイのデータ消去は個別に行う必要があります。
(おサイフケータイのデータは、スマホがオフラインでも利用できるように、端末自体にデータが書き込まれるため)

 

③ 電話帳・Gmail・予定表などのデータの引き継ぎ

Googleアカウントを利用した引越しなら、新しいスマホでgoogleアカウントへログインするだけで引き継げます。

  • 事前準備で説明した設定をしていれば、同じGoogleアカウントでログインしているスマホ間でデータが同期されます。
  • Android 6.0以上なら、古いスマホのアプリ設定まで自動で復元できるようです。私はそれ以前のバージョンだったので、アプリのインストールは手動でした。

 

④ 写真・音楽・動画などのデータの引き継ぎ

SDカードでの引越しなら、新しいスマホへカードを挿し直すだけです。
クラウドサービスを利用していれば、新しいスマホで各サービスへログインするだけです。

  • クラウドサービスで利用台数の制限がある場合は、古いスマホを登録端末から削除しましょう。
  • ウイルスソフトを入れている場合も、台数制限があるので、前のスマホからアンインストールを忘れずに。

 

⑤ 各種アプリ・ネットサービスへのログイン

古い機種で確認したID・PWを使って、新しいスマホでログインしましょう。

なお、銀行のアプリはセキュリティが固いイメージがありますが、基本的には新しいスマホの電話回線がつながったら、新しいスマホでアプリをインストールして再度利用登録すれば大丈夫です。
ただし、パスワードカード(プラスチックのカード)が無いと、新しいスマホで登録できない場合があるので注意が必要です。
ちなみに、三菱は銀行アプリとワンタイムパスが一体。三井はそれぞれ別々なんですね。

 

まとめ

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今回は、古いスマホから新しいスマホへの機種変更を対象として、機種変更に必要な作業を洗い出すとともに、それぞれの作業における注意点をまとめました。

機種変更における目標は「新しいスマホが、すぐに・古いスマホと同じレベルで・不便なく使えこと」ですね。
そのための手順を、以下の3ステップに分けて説明してきました。

1.古いスマホですべき準備作業
2.新しいスマホでしちゃダメなこと!
3.新しいスマホですべきこと

なお、今回の記事はスマホ間でのデータ移行や、アプリの引越しを中心に説明しました。
携帯会社への申し込みや、SIMの入れ替え・回線切り替えの作業は、別の記事で紹介します。

それでは。

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wena wrist activeのバンド幅は削って調整できる https://sdst01.com/wena-fit?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=wena-fit https://sdst01.com/wena-fit#respond Sun, 14 Oct 2018 16:07:26 +0000 http://sdst01.com/?p=1641 どうも、たいちです。 SONYのwena wristという商品をご存知でしょうか? 時計のバンド部分がスマートウオッチになっていて、自分の愛用の腕時計をスマートウォッチ化できる優れものです。 バンド側をスマートウォッチと […]

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どうも、たいちです。

SONYのwena wristという商品をご存知でしょうか?
時計のバンド部分がスマートウオッチになっていて、自分の愛用の腕時計をスマートウォッチ化できる優れものです。
バンド側をスマートウォッチとして活用するという点に、どうして今まで誰も気がつかなかったのだろう?という、コロンブスのタマゴ的な商品です。

wena wristは優れた商品ですが、全ての腕時計に対応しているわけではありません。
あなたの腕時計のバンド幅が、この商品と一致しないと取り付けることができないのです。

今回は、「もしサイズが合わなくてもどうしてもwena wristが使いたい!」という場合における、とっておきの方法をお教えします。
なお、今回はwena wristシリーズのうち 「active」を対象とした解決方法となります。

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wena wristの紹介

まずwena wristという商品について、もう少し詳しく紹介します。

wena wristは、時計のバンド部分がスマートウオッチになっている商品です。
スマホへの着信やメール受信の通知機能、電子マネー機能、活動ログ機能(睡眠、カロリー消費、万歩計など)が搭載されています。

初期のwena wristにはディスプレイが無くて不便ですが、最新モデルであるwena wrist proとwena wrist activeにはディスプレイが搭載され一般的なスマートウォッチと同じように使えます。

さらに、私が購入したwena wrist activeには、GPSや心拍計も搭載されており、バンド単体のみでランニングに使用することもできます。

wena wrist activeの紹介ページ

バンド幅が合わず、真っ青に…

私の時計はバンド幅が19mmですが、wena wrist activeのバンド幅(※1)は、今のところ18mm、20mm、22mmの3種類だけです。
※1:正確には、バンドと時計をつなぐエンドピースという部品の幅

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実際に商品を購入してから、バンド幅が合わないことに気がつき真っ青になりました(笑)

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時計のバンド幅とは

腕時計のバンドを交換したことがある人ならわかると思いますが、腕時計にはそれぞれフィットするバンドのサイズが決まっています。
例えば、この時計なら18mm、あの時計なら20mmといった具合に、腕時計にジャストフィットするバンドの幅があります。

時計によって異なるバンド幅が、wena wristにおいては非常に重要なポイントとなります。
なぜなら、通常のバンドであればバンド幅は「ジャストフィットするか否か」の基準に過ぎませんが、wena wristの場合は「取り付け可能か否か」(使えるか否か)の基準となります。

つまり、wena wristの幅と腕時計の幅が1mmでも違うと、あなたの腕時計にはwena wristを取り付けることはできません。
商品のHPにも以下のように記載されています。

ご注意 お持ちの腕時計に取り付けられないことを理由とする返品・交換は承りかねます。

wena wristのヘルプページ

サイズが合わないなら削るしかない

実際に商品を購入してからサイズが合わないことに気がつき、しばらくは悩みました。
愛用の腕時計を左腕に、wena wrist activeを右腕につけることも考えましたが、それではこの商品を買った意味が全くありません。

数日にわたり悩んで出した結論が、wena wrist activeを削る(※2)しかないということでした。
※2:正確には、バンドと時計をつなぐエンドピースという部品を削る

なお、削って使った場合にはメーカーは補償をしてくれないと思います。
接続部が外れて時計が損傷する可能性も無いとは言えませんので、自己責任での利用をお願いします。

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また、私が実際に削ったのはwena wrist 「active」のエンドピースのみです。
その他のwena wristシリーズについては検証を行なっていませんのでご注意ください。

 

wena wrist activeのエンドピースの削り方

私の時計はバンド幅が19mmなので、wena wrist activeのエンドピースは、20mmのものを使いました。
20mmのエンドピースを削って、19mmにしていきます。

 

必要な道具

wena wrist activeのエンドピースを削るために使うのは鉄工用ヤスリ(金属ヤスリ、鋼鉄ヤスリとも呼ばれる金属性のヤスリ)です。

この鉄工用ヤスリを使って、ひたすら地道に手作業でエンドピースを削っていきます。

最初は紙ヤスリ(紙で出来た金属を削るためのヤスリ)や、ダイヤモンドヤスリ(人工ダイヤの粒が付いている)も試しましたが、こちらは金属を「削る」というよりは「磨く」ための商品のようですね。

 

所用日数

エンドピースを削っていると手が痛くなってくるので、長時間にわたり削り続けるのは難しいです。
削ること自体は、慣れれば1つあたり2時間くらい(エンドピースは2つあるので、全部で4〜5時間くらい)で終わります。

1日1時間ずつ作業できれば、長くても1週間で終わると思います。
たったの1mmを削るためにこれだけの時間をかけられるか、根性が試される作業ですが…。

image-wena-cut-1

ちなみに、私は最初は紙ヤスリとダイヤモンドヤスリ使いながら試行錯誤したので、1ヶ月以上はかかりました(笑)
鉄工用ヤスリに変えてからは2日くらいで終わりましたのでご安心ください。

 

削る際の留意点

エンドピースを削る際に、絶対に守らなくてはいけない点があります。
これを忘れると、せっかく削り終わっても、エンドピースを時計に取り付けられなくなるので注意してください。

それは、エンドピースを時計に取り付けるための「可動式の出っ張り棒」を、常に引っ込めた状態で削ることです。
この棒まで一緒に削ってしまうと、時計に取り付けることができなくなってしまうのです。

エンドピースを削るだけならもっとラクなんですが、この「棒を常に押さえ続けながら削る」という手間が加わるせいで、途中で手が痛くなってしまうんです。

実際に削る際は、左手の親指の爪で棒を一番下まで引っ込めた状態をキープしながら、右手に持ったヤスリで削っていきます。

1時間ずっと削り続けると、爪も手も痛くなるので苦行のようです。
とはいえ、大事な点ですので棒を引っ込めるのは絶対に忘れないようにしてください。

 

実際に削ったらどうなる

私がwena wrist activeのエンドピースを削った結果がこちらです。

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削る前のエンドピースは全面が黒色ですが、削った断面は、表面の塗装が無くなって銀色になります。
また、削る途中で、細かな傷が付いてしまうので、銀色のキズがいくつか入っています。
キズが付かないように慎重に作業すればいいのかもしれません。

とはいえ、最初は全くサイズが合わなかったエンドピースも、ぴったり時計にはまっています。

削り作業の終盤では、削りすぎないように少し削ってはサイズを確かめ、再び削ってサイズを確かめを繰り返します。
なお、サイズがギリギリの時に焦って、無理やり押し込んでしまうと、今度は時計から外すのに四苦八苦する羽目になります。
この点にも注意してください。

 

まとめ

wena wrist は自分の愛用の腕時計をスマートウォッチ化できる優れものですが、エンドピースのバンド幅が1mmでも違うと、あなたの腕時計にはwena wristを取り付けることはできません。

今回は、もしサイズが合わなくても、どうしてもwena wrist 「active」が使いたい場合の、とっておきの方法を紹介しました。

具体的には、自分の時計より1mm大きいエンドピースであれば、削ることで時計に取り付けることが可能になります。

wena wrist activeのエンドピースのバンド幅は、今のところ18mm、20mm、22mmの3種類だけです。
今回ご紹介した方法を使えば、理論上は、17mm〜22mmの範囲に収まるバンド幅の時計であれば取り付けが可能になります。

ただし、繰り返しになりますがあくまで自己責任での利用をお願いします。
購入される際は、くれぐれもご注意ください。

[wena project] wena wrist active用20mmエンドピース Black WA-EP200/B

 

 

(SONYの方へ)
本来想定されていないであろう方法を紹介してしまってごめんなさい…でも、この商品をどうしても使いたい人もいると思います。
今のところ販売されてないサイズについても、販売を検討していただければ…

それでは。

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全てをOutlookへメモすれば、後で必ず役に立つ https://sdst01.com/outlook-memo?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=outlook-memo https://sdst01.com/outlook-memo#respond Thu, 23 Aug 2018 11:44:11 +0000 http://sdst01.com/?p=1629 どうも、たいちです。 1月にブログを更新して以来、今年2回目の更新です。 カナダにいる時は頻繁に更新できていたのに…日本における「仕事が中心の生活」による支配力は恐ろしいです。 仕事に自分の時間を支配される日々を変えるべ […]

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どうも、たいちです。

1月にブログを更新して以来、今年2回目の更新です。
カナダにいる時は頻繁に更新できていたのに…日本における「仕事が中心の生活」による支配力は恐ろしいです。

仕事に自分の時間を支配される日々を変えるべく、仕事を効率的に進めるためのノウハウを常に模索しています。
前回のToDo管理に加えて、最近特に有効だと思うのは、とにかくメモを取ることです。

何でもメモを取ろう

今までにも「仕事ではメモを取るのは大事」と言われても、いったい何をメモすりゃいいの?と思っていました。

最近、ようやくメモを有効的に活用できるようになってきました。
ポイントとしては、後で使うかわからなくても、とにかくメモを取り始めることです。後で使わなかったらメモを捨てればいいだけです。
あの時メモを取っておけばよかったという後悔に比べたら、無駄なメモをする労力なんて小さなものです

私はメモを上手く活用できるようになってから、仕事を効率的に進められるようになったのは間違いありません。
仕事を早く終わらせるための一つの手段として、ぜひメモの活用ができるようになりましょう。

 

メモを取るべき対象

具体的には、何をメモすれば後で役に立つことが多いか、考えてみましょう。

  1. ToDo:誰かから指示を受けた項目、自分で思い出した項目について、まずはその場でメモをすることです。特に何か考え事をした際は、ToDoと呼べる内容かわからなくても、まずは頭の中にある項目を書き出してみるとスッキリします。
  2. 議事録:議事録は会議のときにだけ取るものではありません。ちょっとした立ち話であっても、人と話した内容については一言でもメモを取るのがポイントです。
  3. 作業手順:頻繁に行うわけではない作業については、とにかく実施した作業の手順をメモしてみます。

 

メモを取るメリット

次に、メモを取ることのメリットを考えてみたいと思います。

  • 後で忘れないように:やるべきことを後で忘れないようにするのは当然ですが、自分の考えていたことって、その後すぐに忘れてしまいませんか?例えば日記を書いていると、後で読み返してみても「こんなこと考えてたっけ?」ってなりますよね。
  • 考えを整理できる:頭の中で漠然と考えていたことを、自分の目に見える形で書き出してみるとスッキリします。また、文章に起こしてみると、矛盾している点や不足している点などが明確になりやすいです。
  • 文書化してあると、資料がまとめやすい:例えば、誰かにメールで説明するための文書が、そのまま提出すべき書類に転記できれば、後で文章を一から考えるより、かなり時間を削減できますよね。
  • 作業手順書になる:初めて実施する作業って、もちろん時間がかかりますが、2回目に作業する時も前回の作業手順を覚えていなかったら、初回ほどではないにせよ時間がかかってしまいます。作業メモでも残って入れば、どんな資料からどんな順番で作業していけばいいいのかすぐにわかります。
  • 次回の時間見積もりができる:実際の作業にかかった時間をメモしておけばもちろん、少なくとも作業手順がメモしてあれば、次に作業するときに時間が見積もりやすくなります。
  • みんなで共有できる:その場にいなかった人にも共有しておきたい情報って多いですよね。いちいち会って説明するのが大変なときは、とりあえず議事メモを送っておけば、後で補足するのは一から説明するより、ずっと簡単です。

 

メモを取る手段

メモツールは一つに固定&電子データが加工しやすい

どの手段でメモを取るのが便利か、について考えてみます。

自分がオススメするのは、PCで電子データとしてメモすることです。
私は、なんでもかんでもOutlookへメモを貯めていってます。

  • 電子データでメモを取れば、必要に応じてコピペしたり、加工して体裁を整えて転用したり、とにかく便利に使うことができます。
  • 自分にとってのメモツールを固定し、とにかくそのツールに全てのメモ書きがまとまっているという状態にする必要があります。メモがあっちこっちに散らばっていると、メモを探すだけでも大変です。

また、PCが手元にない場合でもスマホは常に手元にあるので、自分のPC宛てにメールを送っています。
このメールも結局Outlookでメモとして後で確認できる状態になります。

複数の端末で共有できることを重視するのであれば、例えばEvernoteなどのクラウドメモもオススメです。

 

手書きではダメか?

基本的には、加工のしやすい電子データとしてメモを取ることをオススメしますが、手書きでメモを取った方がいい場合もあります。

例えば、会議の議事録は要点を手書きでメモした方がいいかもしれません。

PCで議事録を取る場合は、内容の重要性を考えずにとにかく聞こえてきた内容をそのまま転記するかたちで、大量にメモを書きがちです。
そのため、内容が頭に入らず、相手の言わんとする重要な点がつかめなくなり、相手との会話のキャッチボールができなくなる場合があります。

この点、手書きでは書ける量が減るので(人によっては手書の方が早いかもですが)、重要なキーワードを拾いながらメモを取るため、要点に絞ったメモが書けると思います。

また、普段のメモについても、常に手元にPCがある働き方をしている人ばかりではないと思いますので、手書きでもメモを取らないよりはずっといいと思います。

 

コツはメモ魔になること

とにかく書いて書きまくるメモ魔になりましょう。

冒頭の繰り返しになりますが、後でメモを取っておけばよかったという後悔に比べたら、無駄なメモをする労力なんて小さなものです。

私もメモを上手く活用することで、仕事を効率的に進めることができるようになったのは間違いありません。
仕事を早く終わらせるための一つの手段として、ぜひメモの活用ができるようになりましょう。

Outlookの効率的な使い方、作業手順を利用するメリットを紹介したこちらの記事も参考にしてください。

アウトルックの効率的な使い方が1日でマスターできる

仕事の時間が減ってミスも減る!効率的な作業手順書の作り方

それでは。

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Outlookでタスクを管理して早く家に帰ろう https://sdst01.com/outlook-task?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=outlook-task https://sdst01.com/outlook-task#respond Wed, 03 Jan 2018 17:46:07 +0000 http://sdst01.com/?p=1578 どうも、たいちです。 12月はこのブログを一度も更新できませんでした。 カナダから日本へ戻ってきて、仕事に自分の時間を支配される日々へ戻ってしまいました。 ブログや英語の勉強など、仕事以外にもやりたいことはたくさんあるの […]

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どうも、たいちです。

12月はこのブログを一度も更新できませんでした。 カナダから日本へ戻ってきて、仕事に自分の時間を支配される日々へ戻ってしまいました。 ブログや英語の勉強など、仕事以外にもやりたいことはたくさんあるのに…。

プライベートで自分の時間を確保するため、もっと早く家に帰るためにはどうすればいいでしょう?

  1. 仕事の量を減らして早く帰る
  2. 仕事を効率的に進めて早く帰る

現状では 1.の対応は難しそうなので、当面は 2.で対応する必要があります。 自分でも、仕事の進め方に改善の余地があることは実感しています。 そこで、仕事の効率性における問題点を洗い出し、今後の対応を検討してみました。

対応の目玉としては、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用したタスク管理です。 これを導入することで、常に目の前の作業へ集中できる仕組みを作ります。

同じ状況にいるサラリーマンはきっと多いと思いますので、参考にしてみてください。

 

仕事の効率性における問題点

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私の仕事の状況を一言で言うならば「仕事の洪水で溺れかけている状態」だと思います。 常に「あっぷあっぷ」しています(笑)

日々の業務に追われ、自分自身で仕事をコントロールできていない状態のことです。 つまり、とにかく締め切りに遅れないように、ただ目の前の作業をこなしているだけ。 もちろん効率性を考える余裕なんてありません。

「目の前の作業をこなすだけ」となる原因として考えられるのは以下の通りです。

  1. 全てのToDoを網羅的&一覧的に洗い出せておらず、いつ何のタスクをこなすべきかが明確になっていない。
  2. そのため、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない。
  3. さらに、メールや電話が来るとそちらの対応に追われ、それまで実施していた作業が中断し、結局目の前にある仕事が進まずToDoが減らない。

 

(さらに言えば「仕事を先取りしてToDoに織り込めておらず、対応が後手に回っている」という大問題もありますが、これは上記を解決できた後の課題とします)

まずは現状の問題点を洗い出しましたが、あなたにも思い当たる点がありませんか?

 

問題点に対する解決方針

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上記の問題点に対応していくためには、まず基本方針を決めておく必要があります。

  1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】
  2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】
  3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】
  4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】
  5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

 

このようにまとめてみると、どこかの自己啓発本で読んだような内容ですね(笑) ただ、この方針を実践するために、いかに仕組み作りを行うかがミソだと思います。

 

方針を実践するための、具体的な仕組みづくり

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「やろうと決めても実践できない」「やるべきことは頭ではわかっていても、実際にはできない。」 生物には、現状を維持する本能が備わっているそうです。厄介ですね…。

本能に打ち克って変化を生み出すのが「仕組みづくり」です。 「やろうという意思」ではなく、「やらざるを得ない仕組み」として運用しないと、また前と状態に戻ってしまいます。

そこで、ここからは、どうやって仕組みとして運用するか?を具体的に考えていきます。

 

1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】

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今までのToDo管理

職場のPCでは、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用しています。 今までのToDo管理は、Outlookの受信メール+手帳のToDoリストでした。 つまり、大半のToDoは受信メールから発生するので、受信Boxに入っているメールはToDoとして扱い、作業が終われば別のフォルダへ移していました。 一方で、メール以外の、電話やミーティングから発生したToDoは手帳のToDoリストに書いていました。

 

現状の方法における問題点

  • ToDoが2箇所に別れてしまう(Outlookと手帳)ため、全てのToDoを一覧しづらい
  • 忙しいと受信メールを整理しきれず、受信BoxにToDo以外も残り、ToDoリストの役目を果たさない
  • 電話やミーティングから発生したToDoを、手帳のToDoリストへ書き漏れる
  • 自らがToDoへ対応して、他の人へボールをパスした後の「連絡待ち」のステータスを認識しづらい

 

 

今後のToDo管理の仕組み

今後は、OutlookのToDo(タスク)管理機能を利用し、全てのToDoを1箇所に集約することを目指します。
そのためには…

  • 受信メールのうちToDoが含まれるメールには、フラグを付けることで「タスク」として認識(タスク一覧へ反映される)
  • 電話やミーティングから発生したToDoは、Outlookのタスク管理機能から直接「新しいタスク」として入力
  • PCも手帳も無い時に発生したToDoは、スマホからPC宛にメールを送り、その後に受信メールから「タスク」認識
  • 自らがToDoへ対応した後は、ToDoを「連絡待ち」のステータスへ変更

 

なお、この運用方法に変えた場合、メールの運用にも変更を加える必要があります。

  • 「受信メール」フォルダと別に、「確認済み」と「タスク」フォルダを作る

→受信メールを確認したら、①すぐ返信できるメールは返信し、メールを「確認済み」フォルダへ移動する ②不要メールは削除する ③後で対応が必要なメールにはフラグを付けてタスク認識し、メールを「タスク」フォルダへ移動する、のいずれかの対応を行います。
結果として「受信メール」フォルダにはメールを残しません(上記①〜③の判断済みであることを明確にするための仕組)
※「確認済み」フォルダはサーバ上に作成しないとダメ。フォルダをローカル上に作成すると「タスク」一覧へ反映できません。

  • メールを送信する際、依頼メールについては「BCC」へ自分を宛先に含める(送信後に先方の反応や進捗を確認するタスクを認識するため)

OutlookでのToDo(タスク)管理機能の使い方

初めてOutlookのToDo(タスク)管理機能を使う方は、下記のHPで機能の使い方を確認してみてください。

Outlook.com[タスク]を使う(Microsoftのサポートページ)

タスクとTo Doアイテムを作成する(Microsoftのサポートページ)

 

私は、「マイタスク」という機能のうち、「ToDoバー」という表示方法で使用するのが見やすいと思います。

2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】

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現状のToDoの潰し込みと、その問題点

今まではToDoリストに載っている項目のうち、締め切りが明らかに迫っているもの以外は、手をつけやすいものから潰し込んでいました。 「今日はこの項目をやるぞ」というよりは、「さて、次は何をやろうかな」という具合です。そのため、後から舞い込んで来たToDoにも振り回されます。 結局、重要なのに面倒で手が付かないToDoが後々まで残り、締め切り直前に大慌てで対応するというパターンを繰り返してきました。

今後の作業計画の仕組み

  • OutlookのToDo(タスク)管理機能において、期限(実施日)の設定を利用→「今日」とか「来週」だけじゃなくユーザー設定で日付を指定
  • 毎朝、今日やるべきタスクを特定し、その日はそのタスクを終わらせることに集中する
  • その日に舞い込んで来たタスクについても、まずはタスク一覧へ追加し、他のタスクと緊急度を比較して実施する順番を決める

3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】

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現状の作業の進め方と、その問題点

何となくの順番でToDoを潰し込んでいくと、それぞれの作業に集中できません。 つまり、今この瞬間において、現在の作業に集中していてOKという自信が持てず、あれもこれも気にしながら、目の前の作業に集中できない状態が続きます。 そのため、ある作業をしている最中に、他の作業を思い出して手を付け始め、それまで何の作業をやっていたのかを忘れることが多発します。

一つ一つの作業は、集中して実施すれば難しくないのに、集中できず無駄な時間がかかる。 恐らく、現状における最大の非効率はこれです! いわゆる「マルチタスク」(ここでは、複数の作業を同時にこなそうとすること)の状態を脱するのが何よりも重要だと思っています。

いかにマルチタスクをしないで、一つの作業に集中するか

  • 「ある1つの作業を開始してから完了するまで、他の事柄を頭から締め出し作業へ集中する」が目標。これをタスク毎に繰り返して、その日のタスクを完了していく環境を構築
  • そのための基本的な仕組みづくりが今回のNo.1〜5
  • 作業中に他の事柄を思い出しても、その場ではタスクへ加えるだけにして、現在の作業を中断しない
  • 現在の作業に必要なファイル以外は閉じる→他の作業に目移りしないように

4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】

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1つの作業に集中できない一番の原因はメールです。 作業中にメールが来ると、そちらに気を取られてしまい、仮に返信を後回しにしても頭の中でその内容を考えてしまいます。 そこで以下の仕組みを導入します。

  • メールチェックは時間を決めて行う
  • メールチェック以外の時間については、会社サーバへの接続を切る(調べ物のためネットは接続維持)
  • メールチェックの時間についてリマインダー設定を行う(当面は2時間毎)
  • メールチェックについては(No.1に記載の通り)、①すぐ返信できるメールは返信、②不要メールはすぐに削除、③それ以外はタスクへ移動

5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

電話については、なかなか対策が難しいですね。 表題の対応を行うくらいしか思いつきませんが、何でもかんでも即時対応しないのがポイントかと思います。

  • 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではタスクへ加える

まとめ

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今回は、プライベートで自分の時間を確保するため、仕事を効率的に進めて早く帰る方法を検討しました。

そのための方法が、Microsoftのメールソフト「Outlook」を利用したタスク管理です。 これを導入することで、常に目の前の作業へ集中できる仕組みを作ります。 そのための基本方針は以下の通りでした。

  1. 全てのToDoを網羅的に洗い出し、一覧できる状態を常に維持する【全体把握】
  2. 全てのToDoの中から、いつ何の作業を実施すべきか検討し明確にする【計画立案】
  3. やると決めた作業に集中し、他の作業を同時並行で実施しない【一点集中】
  4. メールをチェックする時間をルールで決める【計画的遮断①】
  5. 電話を受けたら、すぐ対応できる内容以外は、期限を確認してその場ではToDoへ加えるのみ【計画的遮断②】

これを実行するための、具体的な仕組み作りについて検討してきました。

一つ一つの作業は、集中して実施すれば難しくないのに、集中できず無駄な時間がかかる。

この状態を脱するために、

「ある1つの作業を開始してから完了するまで、他の事柄を頭から締め出し作業へ集中する」を最大の目標とし、

これをタスク毎に繰り返して、その日のタスクを完了していく環境を構築する方法を検討しました。

その仕組みを実践することで、仕事に自分を支配されるのではなく、自分が仕事をコントロールすることが可能になるはずです。

 

なお、今回のタスク管理を検討する中で、日常業務を少しでも効率化するための他の方法は無いか考え抜き、以下のようなアイデアも考えました。

  • 定期的に送るメールなど定型のものは、あらかじめテンプレートを作っておく
  • 実施した作業の記録を付けることで、次に同じような作業をする際の時間を短縮

 

 

興味があれば、こちらの記事も読んでみてください。

アウトルックの効率的な使い方が1日でマスターできるの記事

仕事のメールを素早く処理して、帰宅時間を早める方法

全てをOutlookへメモすれば、後で必ず役に立つ

 

仕事に多くの時間を奪われる日々を改善し、仕事以外のやりたい事を追求するための時間を確保する。 そういう生き方を模索するサラリーマンの参考になるような情報についても、今後は提供していきたいと思います。

それでは。

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どうも、たいちです。

あなたは何のために生きていますか?

生きる目的は何だっていいと思います。

本が好きで本を読んで暮らしたい、映画が大好きで映画を観てれば幸せ、ゲームさえしてれば他のことは忘れられる。
家庭的な人であれば、奥さんや子供と一緒に過ごすことが大好きで、家族の笑顔を見ることを生きる糧にしている人もいるでしょう。

そういった事を、すぐにあげられる人は生きる目的があると言えると思います。

一方、そう言われてみれば何のために生きてるんだろう?最近楽しい事あったかな?みたいな人も意外と少なくないんじゃないかと思います。

生活するために生きている、生きるために生きているみたいな人ですかね。

そういう日々では、気がついたら定年を向かえて、自分の人生って何だったんだろう?みたいな後悔をするのではないでしょうか。

何でもいいから自分が幸せだと思える事を見つけることは大事な事です。

どんな些細なことでもいいです。
これをやってる時は自分は幸せを感じてるのかもしれないな、というものを探しましょう。

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人生をどう生きるか?といった難しいことではありません。

死ぬときに何らか幸せだったな、と思えるものを持って最期を迎えられればそれで十分ではないでしょうか。

そのためには、自分の幸せと思える事を見つけて、それを大事にして生きていく方が良いに決まっています。

自分が幸せになるために生きればいいんです。
もちろん、それで他の人に迷惑をかけるのは良くないことですが。

でも、他人の目を気にして自分の幸せを我慢したり、犠牲にしたりするのってもったいないじゃないですか。

自分の人生は一度きり、他のことに気を配りすぎて自分の幸せを犠牲にするのも一つの人生ですが、それで後悔するくらいなら、後悔しない人生を生きたいですよね。

日々の生活を送る中で、一番に考えるべきは自分の幸せ。
それくらいの姿勢でなくちゃ幸せに死んでいくことはできないんじゃないでしょうか。

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生活するために生きる、生まれてきちゃったから死ぬまで何となく生きる。
こんなにもったいない生き方はないと思います。

 

自分が幸せになるためには、今何をすべきか、どんな日々を過ごすべきか、たまには立ち止まって考えてみてはいかがでしょうか。

仕事で終電帰りの電車の中で、ふとそんなことを考えました。

 

次のセリフは有名かもしれませんが、アメリカの映画監督スティーブン・スピルバーグ監督のものです。

I don’t dream at night, I dream all day; I dream for a living.
(僕にとって夢は寝ている間に見るものじゃない。いつもずっと夢を見続けてるんだ。生きる糧として夢を見ているから。)

 

 

あなたは今、幸せに生きていますか?

それでは。

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